Gestión de Valor Inversiones TI – El Caso de Negocio en Val IT 2.0

Val ITUn caso de negocio es una propuesta estructurada de negocio, que se justifica en términos de costo – beneficio y que debe ser un prerrequisito a la hora de iniciar un proyecto. ITGI destaca que el caso de negocio es una de las herramientas más valiosas a la hora de guiar la generación de valor, y que la experiencia ha demostrado que la calidad del caso de negocio, los procesos implicados en su creación y su uso a través del ciclo de vida económico de una inversión tienen un impacto enorme en la creación de valor.

El caso de negocio muestra a alto nivel las necesidades económicas del proyecto, incluyendo el por qué del proyecto, el valor de negocio esperado, beneficios, alternativas, condiciones de cancelación del proyecto, costos esperados, análisis de desviación, riesgos. El caso de negocio debe incluir respuestas a las 4 preguntas:

  • ¿Estamos haciendo lo correcto? Que se propone, para que beneficios de negocio y como contribuyen los proyectos dentro de los programas.
  • ¿Lo estamos haciendo correctamente? Como se realizará y que se está haciendo para asegurarnos que encajará con actuales y futuras capacidades.
  • ¿Lo estamos logrando bien? Cuál es el plan de trabajo y qué recursos y fondos son necesarios.
  • ¿Estamos obteniendo los beneficios? Cuál es el valor del programa y como se entregaran y realizaran los beneficios.

El desarrollo del caso de negocio debería ser liderado por el patrocinador del mismo y debe implicar a todos los involucrados, desarrollando y documentando los resultados previstos del negocio. Se debe describir cómo se medirán los resultados del negocio y el alcance completo de las iniciativas requeridas para alcanzar los resultados previstos, incluyendo cualquier cambio requerido en la naturaleza del negocio de la empresa, en el proceso de negocio, en las habilidades y competencias de las personas, en la tecnología y la estructura organizacional. El caso de negocio debe también identificar indicadores para monitorear la validez de cada supuesto, los riesgos clave, la terminación exitosa y el logro de los resultados esperados, junto con las acciones de mitigación.

La decisión de si proceder con una inversión se realiza primero a nivel de programa individual y por el patrocinador de la misma, quien determina si el caso de negocio es suficientemente sólido para ser evaluado a nivel de la cartera de inversión, donde se evalúa el valor relativo del programa frente a otros programas activos y candidatos. Para facilitar este proceso debe haber un sistema normalizado, incluyendo beneficios financieros y no financieros, y los riesgos para casos individuales de negocio.

Estructura del caso de negocio

Un caso de negocio para una inversión en TI considera las siguientes relaciones de causalidad:

  • Son necesarios para desarrollar;
    • Un servicio de tecnología TI que dará soporte a,
      • Una capacidad de operación que permitirá,
        • Generar una capacidad de negocio que creará,
          • Valor, que se estará representado por un resultado financiero ajustado por una tasa de riesgo o por el retorno total al accionista.

Podemos apreciar en la imagen siguiente estas relaciones; elc aso de negocio se desarrolla siempre partiendo de los resultados del negocios. Se lo Monitorea y controla a partir de la capacidad operativa ens entido ascendente.

Val IT - El caso de negocio

Componentes del caso de negocio

Cada uno de los flujos de actividad tiene un número de componentes esenciales para evaluar el caso de negocio por completo. Estos componentes juntos forman la base para un modelo analítico, que se define de la siguiente manera:

  • Resultados, que se buscan de manera clara y medible, incluyendo resultados intermedios (que son necesarios pero no suficientes para alcanzar el beneficio final) y los resultados finales (los beneficios finales del negocio que deben ser realizados). Estos beneficios pueden ser financieros o no financieros.
  • Iniciativas, procesos de negocio, gente, tecnologías y acciones/proyectos organizacionales que contribuyan a uno o más resultados.
  • Contribuciones, medibles y esperadas desde iniciativas o resultados intermedios de otras iniciativas o resultados.
  • Supuestos: Hipótesis respecto a las condiciones necesarias para la realización de los resultados o iniciativas, pero sobre las cuales la organización del programa tiene poco o ningún control. La evaluación del riesgo, representada por supuestos y restricciones respecto a costes, beneficios y alineación, es la parte principal del proceso del caso de negocio.

Otros componentes que se identifican en el caso de negocio son los recursos requeridos para el desarrollo de todas las actividades, así como los gastos de adquisición y, si es necesario, mantenimiento de los recursos.

Desarrollo del caso de negocio

Val IT propone desarrollar el caso de negocio en ocho pasos:

Val IT - Pasos

La Hoja de datos presenta los datos necesarios para realizar los análisis de:

  • Alineación
  • Beneficios Financieros y No Financieros
  • Riesgos del programa

Estos análisis se realizan para los cuatro estados que puede tener un progrma que son:

  • Construcción
  • Implementación
  • Operación y;
  • Retiro

Además el caso de negocio considerará dos escenarios como mínimo;

  • Mejor caso
  • Peor caso

En muchas ocasiones también es recomendable establecer los parámetros de negocio y tecnología para determinar un escenario como más probable, que es aquel para el cual se considerada que se cumplirán las suposiciones del negocio.

La hoja de datos construirá para cada Capacidad; De Negocio, Técnica y Operativa, la siguiente tabla;

Val IT Hoja de datos

Como ejemplo de los análisis que deben realizarse, podemos ver para cada capacidad; las especificaciones que se deben desarrollar.

Val IT - Hoja 2

2. Análisis de Alineación

  • Objetivos Estratégicos
    Asegurar la optimización de las inversiones de IT para dar soporte a los objetivos estratégicos del Negocio
  • Arquitectura
    Asegurar la alineación de las inversiones de IT con la arquitectura corporativa

3. Beneficios Financieros

  • Estimar flujos de efectivo
    Pagos en el tiempo
  • Evaluar riesgos y rentabilidad
    Asegurar la alineación de las inversiones de IT con la arquitectura corporativa
  • Calcular Valor actual del efectivo
    Previstos en el futuro
  • Determinar el valor del proyecto
    Compararlo contra su costo Valor Presente Neto (NPV)
    Utilizar costos incrementales

4. Beneficios No Financieros

  • Generación de Valor
    Como contribuyen a esta generación
  • Banda de resultados
    Si es posible expresar estos beneficios en un rango estimado
  • Contribución Financiera
    Si no es posible encontrarla, se puede utilizar la puntuación de alineación estratégica

5. Análisis de Riesgos

  • Gestión de Riesgo
    Como trataremos las incertidumbres de los programas de inversión
  • Procesos
    Minimizar los impactos negativos
    Maximizar las oportunidades de mejora
  • Análisis
    Cualitativo
    Cuantitativo
    Identificar niveles aceptables
  • Soluciones
    Eliminar
    Mitigar
    Trasladar
    Compartir
    Aceptar

6. Optimización de Riesgo y Rendimiento

  • Decisión
    Promotor del negocio
    A nivel individual de programa
    Determina la solidez del caso de negocio para enviar a análisis de cartera
  • Nivel de Cartera
    Contrasta el valor relativo con la cartera activa
    Compara contra programas candidatos
    Existe un proceso de puntuación objetiva
  • Valoración del programa
    Se combinan;
    Alineación estratégica
    Beneficios financieros
    Beneficios no financieros
    Riesgos

Como una guía de esquema de decisión, podemos utilizar las siguiente tabla;

Val IT - Optimización

Continua en la segunda parte

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