Gobierno Corporativo de TI – Presentando TI a la Junta Directiva – por Julie Garland McLellan

Presenting IT to the Board, escrito por Julie Garland McLellan, Viernes, 27 de enero 2012

Cuando los líderes de negocio y tecnología presentan la tecnología de la información a nivel de la junta directiva, tienen que convencer a los directores del valor agregado a la estrategia de la compañía antes de abordar los presupuestos, los resultados de los proyectos y la identificación y mitigación de riesgos. He aquí cómo.

Los Directores de la empresa son responsables del desempeño de la empresa. Ellos establecen y supervisan las estrategias y deben garantizar que sus equipos directivos están gestionando adecuadamente los riesgos. También aprueban los proyectos que pueden ser una fuente de riesgos y beneficios.

Sin embargo, los directores a veces tienen problemas para identificar los principales beneficios y riesgos en las propuestas de la estrategia de tecnología (si es que de hecho, se ha desarrollado una estrategia formal, aprobado y ejecutado). Por lo tanto, le corresponde a los líderes de negocio y tecnología convencerlos de que la tecnología es un factor de éxito estratégico y que se han realizado una identificación eficaz de los riesgos, su control y estrategias de mitigación.

Al presentar una propuesta de inversión posibilitada por TI a las juntas, los líderes de negocio y tecnología deben comprender e identificar un marco de gestión de riesgo y proporcionar la orientación adecuada en toda la propuesta. La integración de este marco ayuda a las juntas a alejarse de una posición excesivamente conservadora para que puedan considerar con mayor eficacia el valor del proyecto.

Uno de los factores clave en el tratamiento del riesgo a nivel de gobierno es acercarse de una manera holística. Si bien los riesgos generalmente discutidos están intrínsecamente ligados a la propuesta, éstos no son necesariamente los riesgos que más preocupan a los directores. Sin identificar y discutir los riesgos reales – los llamados elefantes en la habitación – no habrá ningún plan para calmar las preocupaciones sobre las restricciones de la junta para el éxito de la organización.

Estrategias claras

Es importante para la persona que presenta proponer estrategias claras para la gestión y mitigación de riesgos, incluso si son de todo el sistema o la totalidad de los riesgos de la organización y es probable que no caigan dentro del ámbito solitario del proyecto.

La práctica común en las propuestas es sólo hablar de los riesgos financieros. Sin embargo, se deben agregar los elementos adicionales para adaptarse a la empresa y su contexto de mercado competitivo. Por otra parte, es importante tener en cuenta el hecho de que de que los directores más jóvenes, y menos experimentados, se centran en riesgos diferentes que los directores mayores que tienen más experiencia.

Ajustar la presentación para centrarse en las ideas preconcebidas de los directores permite al presentador preparar las respuestas y guiar la conversación hacia una conclusión exitosa.

Como norma, las presentaciones deben cubrir los siguientes elementos principales de riesgo:

  • Financieros – Flujo de caja y la necesidad de tener suficiente dinero para emergencias, con menor énfasis en el control del presupuesto, el fraude o la inexactitud de los estados financieros. Si la velocidad de la información financiera es un beneficio clave de su propuesta, no sólo debe explicar cuántos días antes permitirá la nueva tecnología equilibrar los libros; sino que debe decirle a la junta qué decisiones podrán hacerse antes y por qué eso tendrá un impacto positivo en la la estrategia de la compañía.
  • Gobierno – Los posibles cambios en el entorno legislativo o reglamentario que impidan el éxito. La junta necesita un sistema para supervisar la evolución previsible de políticas y una agenda de información para los políticos y sus asesores sobre las consecuencias de cualquier cambio de la empresa y sus redes asociadas de inversores, empleados, clientes y comunidades. Asegúrese que su presentación explica brevemente el contexto jurídico de las decisiones que la junta directiva debe realizar. Los directores son muy sensibles a los cambios en el entorno jurídico y aprecian a un CIO que puede dar algunas indicaciones de los cambios previstos.
  • Recursos – La junta, después de analizar los recursos financieros, en su mayoría se centran en los recursos humanos. La entrega de información insuficiente o mal aplicada en relación con los recursos necesarios para un proyecto puede minar el potencial del proyecto. Siempre es aconsejable discutir las habilidades disponibles dentro de la empresa para cualquier proyecto de tecnología, así como las que se puede obtener externamente a través de consultoría y acuerdos contractuales. Se debe analizar el costo-beneficio de desarrollar los recursos internos y proporcionan una recomendación clara. También debe ser mencionada la pérdida de propiedad intelectual que viene con el personal que deja la empresa. Las Juntas están preocupados de que la potencial ventaja competitiva que obtienen a través de sus inversiones en TI debe mantenerse el mayor tiempo posible.
  • Estrategia – Los directores necesitan estar convencidos de que cualquier proyecto de TI está alineado con la estrategia actual y que la organización tiene las habilidades necesarias para aplicar en un proyecto determinado. La comunicación efectiva de la estrategia en toda la empresa es vista por la junta como esencial para el éxito. Abordar la cuestión de cómo se desarrollará y mantendrá el apoyo de la gestión para el proyecto. Explique el soporte de formación y personal que será proporcionado y cómo va a ser obtenido.
  • Liderazgo - Las nuevas iniciativas necesitan el apoyo de la gestión. También, algunas juntas expresan la importancia del liderazgo, que se caracteriza por la necesidad de llegar a un consenso y la voluntad de tomar iniciativas audaces si es requerido por la estrategia. Hable con la junta de como los proyectos propuestos ayudarán en su estrategia de desarrollar el liderazgo en toda la organización, y especialmente en su capacidad para planificar y entregar de manera efectiva su futuro posibilitado por TI.

Para maximizar las posibilidades de éxito, busque tempranamente la información de la junta, permitiendo a los directores desarrollar un sentido de pertenencia de los principales riesgos y tener una indicación en el desarrollo de los indicadores de desempeño adecuados a nivel de gobierno que formarán la base de la supervisión e información del proyecto a nivel directivo.

Proceso de Investigación

Idealmente y en primer lugar, la información de la junta se debería obtener en un foro donde los miembros de la junta se sientan capaces de hablar con franqueza sobre los problemas que les causan la mayor preocupación. Esto no siempre se realiza en presencia de otros miembros de la gestión, excepto en algunos casos, el director general. Puede ser difícil establecer la necesidad de una sesión privada con la junta, pero si se puede lograr, esto siempre es útil. Muchos directores se sienten incómodos discutiendo la tecnología porque carecen de la terminología específica para precisar y explicar sus inquietudes. Asegúrese de que cada vez que hable con la Junta, prepare un glosario que contiene todos los términos técnicos que puedan surgir en la discusión y se distribuirá a los directores antes de la presentación.

Un retiro de la junta o una reunión especial puede ayudar a desarrollar un marco adecuado. Para obtener el máximo de alimentación de la junta, el foro debe ser un ejercicio de recopilación de información e incluir una discusión de los principales riesgos que amenazan a la empresa, así como aquellos que amenazan la entrega exitosa de proyectos de TI.

Dada una oportunidad única de acceso a la junta, los profesionales sin demasiada experiencia optan por presentar en lugar de investigar. Sin embargo, es la investigación la que abre la posibilidad de descubrir y desarrollar planes para gestionar los nuevos riesgos, especialmente si hay una diferencia de percepción entre la junta y el equipo de gestión.

El valiente paso de renunciar al control y permitir que el proceso de investigación siga adelante es la única manera de obtener una perspectiva de los riesgos percibidos de la junta. Si sólo hay una oportunidad de tener tiempo con la junta, entonces se debe utilizar para el desarrollo de una comprensión compartida de los riesgos, en lugar de presentar la comprensión de los riesgos por parte del expositor.

Una vez que el proceso se ha iniciado, a través de una investigación abierta, el Consejo debe ser informado a través de informes escritos y varios indicadores de desempeño gráficos. Aunque hay menos necesidad de una reunión de repetición si la junta ha llegado a un consenso, la mayoría de las juntas encuentran tiempo para una sesión de seguimiento de algún tipo con el proponente del proyecto.

Las Juntas tienen más probabilidades de volver a invitar a un presentador que los ha comprometido con su presentación y también les dio la oportunidad de contribuir y dar su opinión. Este es el punto en el que los presentadores de éxito dan el salto de experto técnico a asesor estratégico.

Ser visto por la junta como una persona que entiende todos los factores de riesgo relevantes que la organización va a tomar, y que puede agregar valor estratégico a la empresa, va a maximizar las posibilidades de éxito para el proyecto.

Consejos prácticos para presentar ante la Junta

Las presentaciones en la sala de juntas son una parte importante del desarrollo personal y profesional de todos los ejecutivos senior. Siguiendo los 10 consejos mencionados a continuación le ayudará a presentar como un profesional con experiencia, y ayudará a su consejo a tomar mejores y más apropiadas decisiones después de su presentación. Es mucho más fácil para progresar en tu carrera, cuando eres un ejecutivo que se recibió en la sala de juntas, como una fuente confiable de información de buena calidad y un presentador agradable.

  1. No se deje intimidar. Presentar a la junta es una tarea importante y onerosa. Si alguien le ha recomendado hacer una presentación en la sala de juntas, lo han hecho porque creen que usted tiene lo que se necesita para hacer una buena presentación. Las Juntas son importantes. Nadie va a recomendar un presentador pobre, o alguien que posee un conocimiento insuficiente del tema. Eso sería una mala imagen de ellos mucho más que tuya.
  2. Esté preparado. Comprende por qué la Junta quiere tu presentación. ¿Se necesita más información de fondo sobre un tema, o un informe sobre los avances, o el Consejo debe tomar una decisión? Si entiendes lo que se espera de tu presentación, se espera que desarrolles la presentación de modo que se logre eso.
  3. Comprender que hacen las juntas. La junta directiva es el foro donde se toma la última decisión dentro de cualquier organización. Los miembros individuales del Consejo tienen muy poco poder, pero la Junta en su totalidad, actuando en consenso, está facultada para realizar o delegar la totalidad del negocio de la organización. La junta directiva debe actuar en nombre de los accionistas. El objetivo de la junta directiva es aumentar la riqueza de los accionistas o, en una organización sin fines de lucro, asegurar que la organización hace lo que las personas que la fundaron deseaba que hiciera. Asegúrate que la presentación ayuda a la Junta a cumplir sus objetivos.
  4. Comprender cómo funcionan las juntas. Debido a que juntas trabajan como un equipo, más que como un grupo de individuos, es importante discutir los temas a fondo y formar un grupo de decisión. Al presentar a una junta, incluso si estás entregando información de fondo, el objetivo debe ser siempre permitir a los miembros de la junta tener una buena discusión sobre el tema y llegar a su propio entendimiento y formar una base para la futura toma de decisiones.
  5. Comprender el protocolo de la junta. Es normal que en la mayoría de las salas de reunión, la información a la junta fluya bajo la dirección del presidente. Puedes esperar que los miembros experimentados de la junta realicen sus preguntas a través del presidente. El presidente también se encargará de la cantidad de tiempo que el consejo puede dedicar a cualquier tema del programa, y te puede pedir consumir más o menos tiempo en la presentación que lo previsto en función de la cantidad de tiempo que la Junta ya ha gastado en otras cuestiones. Es una buena idea entrar a la sala con la capacidad de presentar, al menos, un 20% más de lo que tenías previsto presentar, pero sin un 20% de transparencias adicionales. También debes ser capaz de lograr tu objetivo, incluso si el tiempo se reduce en un 20%.
  6. Permitir a la Junta preparase a fondo. La junta necesita discutir la información presentada, y para eso tienen que entenderla. Trata de proporcionar un documento de antecedentes o informe de sesión informativa, que puede ir a la junta con la agenda y otros documentos de reuniones para que los directores están “al día” antes de presentar.
  7. Debate en lugar de presentar. Las Juntas asisten a una gran cantidad de presentaciones. En lugar de someterlos a una nueva presentación, trata de resumir muy brevemente la información que se ha proporcionado de antemano, y facilita un debate con los miembros de la junta. Serán mucho más felices con las cosas que ellos dicen que con todo lo que tu puedas decir.
  8. Proporcionar información de buena calidad. Las Juntas necesitan información que sea relevante, en perspectiva, oportuna de acuerdo a los intervalos de frecuencia, confiable, consistente, coherente, fácilmente comparable con otros datos, y sobre todo, clara y fácil de entender. Asegúrate de nombrar tus fuentes, las referencias de cotización, y alertar a la Junta de las incoherencias entre los diferentes conjuntos de datos que puedas haber incorporado a su información.
  9. Establecer el contenido a un nivel apropiado. Lo qué se incluye en un informe depende de lo que la junta ya sabe, cuán importante es este informe para la junta, si el informe está en una forma escrita o verbal, cualquier información de apoyo, etc. No pasar por alto los riesgos que implica. Las Juntas deben comprender el peor resultado posible, el resultado más probable, y el mejor resultado posible con el fin de tomar una decisión apropiada teniendo plena conciencia de los riesgos involucrados.
  10. Ser puntual y educado. Los miembros de la Junta son personas importantes, no deben esperar. Asegúrate de asistir a la reunión unos minutos antes de la hora señalada y asignar tiempo suficiente por si el consejo llega tarde y no tienes que apresurarte en la presentación o salir antes que la junta ha terminado la discusión. Recuerde que los modales son importantes y que la gente te respetará si los respetas. Por favor y gracias son las dos palabras más importantes de tu presentación. Si un miembro de la junta te interrumpe, en lugar de reaccionar a su mala educación muestra tus buenos modales y cortesía, realiza una pausa para escuchar sus comentarios y tratalos antes de continuar.

Por supuesto, también debes ser un presentador experimentado. Estos consejos no obvian la necesidad de asesoramiento técnico en la presentación. Se suman a tus habilidades de presentación y te permiten llevarlos a la audiencia corporativa más importante y exigente, la junta directiva.

Julie Garland McLellan

Sobre el autor:
Julie Garland McLellan es un miembro del directorio y consultor de juntas directivas. Es la autora de “Presenting to Boards”, que está disponible en Amazon.com. Los detalles adicionales están disponibles en el sitio web de Julie www.mclellan.com.au.
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