Realización de Beneficios, más alla del Plan de Negocios

En la última década, se ha producido un foco incremental en los beneficios prometidos en los planes de negocio, tanto financieros como no financieros. Es mucho más importante en esta situación financiera de ingresos y presupuestos que se reducen, asegurar a los directores de las empresas que el dinero invertido genera valor para la organización. Si uno pregunta en los directorios si creen en la realización de los beneficios que se prometen en los planes de negocio, se asombrará de la respuesta ya que en la gran mayoría de los casos no se cree en la realización de esos beneficios. ¿Por qué sucede esto? Puede ser por una falta de calidad en el plan de negocio o porque faltan construir capacidades de gestión de los programas para cumplir esos planes. Más aún, construidas está capacidades los planes de negocio pueden seguir fallando ya que no existen procesos para la realización de beneficios.

La realización de beneficios como una disciplina, es inexistente o inmadura en muchas organizaciones. Involucra un proceso donde se tiene que determinar claramente; cómo serán obtenidos, quién los informará y quién los cosechará. Asimismo es muy importante determinar quién es responsable y quienes están involucrados.

Errores comunes en los Planes de Negocio

La base del programa de realización de beneficios es el plan de negocio, algunas prácticas comunes que deben evitarse al construir éstos planes son:

Prometer beneficios que no son realizables.
Falta de explicación de que tipo de beneficio financiero es esperable.
Falta de conocimiento de cuándo y cómo se considerará un beneficio obtenido.
Falta de gestión a través del tiempo de los resultados prometidos.
Falta de responsabilidad y propiedad de los beneficios prometidos.
Mala evaluación de los riesgos involucrados en el plan.

Pensamientos emergentes

A medida que crecen los programas de realización de beneficios, estos son vistos como estratégicos y dinámicos más que como un mero reporte de cumplimiento y tienen como características;

Son acerca del valor de negocio y no solo del valor de IT.
Están fuertemente relacionados con el proceso de cambio en la organización y necesitan involucrar a los afectados.
Es mucho más un viaje continuo que un destino en sí mismo.
El reporte de beneficios debe ser integrado a otras herramientas de planificación y no ser visto como un proceso aislado.
Si bien es importante que se mide y cuando, es más importante identificar quienes son los responsables y propietarios que toman decisiones si no se está cumpliendo lo prometido.

Consideraciones Prácticas

Al considerar la implementación de un programa de realización de beneficios, algunas prácticas que han demostrado ser efectivas son;

Ser pragmático y considerar el nivel de madurez de la organización.
Mover a la organización en forma progresiva será más efectivo que llevarla a la utilización de mejores prácticas completas la primera vez.
Identificar primero el aspecto más importante que causa la no realización de beneficios.
Si el problema es calidad de los planes de negocio, primero arreglar este aspecto a través de capacitación y coaching.
Asegurarse que los sponsors se comprometen y toman el liderazgo.
Hay una gran diferencia entre un sponsor que dice “manténgame informado” y uno que se compromete y participa activamente.
Asegurarse que se identifican los beneficios intermedios y sus propietarios.
La responsabilidad de estos resultados intermedios pertenece a las unidades de negocio y no al sponsor. Una buena herramienta para identificarlos es el proceso de mapas de beneficios.
Mantener la información de beneficios actuales reales o pronosticados.
Los beneficios no son estáticos, los pronósticos varían con el tiempo. Si hay cambios en los programas de ejecución, deben revisarse y ajustarse los beneficios prometidos. Cualquier variación entre los planificado y la realidad debe documentarse, explicarse y tomarse las acciones correctivas adecuadas.
Asegurarse que la responsabilidad del programa se cumple en todo el ciclo de vida económico.
La realización de beneficios debe considerarse a través del ciclo completo de la inversión, estos es desde su planificación hasta el momento que decide darse de baja.
Aprender del proceso y reflejarlo en la mejora de las prácticas.
Documentar el proceso para que otros equipos de implementación puedan entender mejor el riesgo involucrado y tomar mejores decisiones en base a la experiencia adquirida.