Gestión de Beneficios – La experiencia de Canadá

El gobierno de Canadá a través de su CIO Branch, realizó una experiencia piloto con 12 proyectos de IT para demostrar su valor. Utilizaron en algunos proyectos el método de análisis de costo-beneficio y en otros utilizaron el enfoque de la gestión de beneficios.

Según su propia definición, la gestión de beneficios es una serie de actividades para; planificar, gestionar y medir los resultados de las iniciativas. Un beneficio es una consecuencia de un cambio intencional propuesto en las personas, procesos y tecnología.

La gestión de los beneficios provee un proceso para la identificación precisa de los resultados tangibles o duros y los blandos o intangibles.

A continuación sus lecciones aprendidas en el proceso;

  1. Utilizar la gestión de beneficios para centrarse en los beneficios de las iniciativas; no solo las salidas. Alinear estos beneficios con las prioridades departamentales y gubernamentales.
    La gestión de beneficios fue utilizada por los proyectos para desafiar las creencias actuales del negocio y los entregables creados. A diferencia del análisis costo beneficio, pregunta que actividades se están realizando, además de que actividades proveen y producen valor.
  2. La gestión de beneficios es un fuerte ejercicio de construcción de equipos. Esta puede ser utilizada para articular los beneficios del negocio y los de IT.
    Al seguir este proceso, los involucrados y el equipo de proyecto debe definir clara y precisamente el valor de su proyecto o iniciativa en términos de negocio y IT. Este proceso puede utilizarse para unir al equipo alrededor de un entendimiento común, permitiendo que el proyecto comience con todos en la misma página y promueve una efectiva comunicación.
  3. Comprometa a todos los involucrados en el proceso, especialmente si las iniciativas cruzan fronteras departamentales para apalancar los resultados del proceso.
    Los involucrados deben participar consistentemente (no puede haber sustitutos) para asegurar los resultados y el soporte ejecutivo. La participación en el proceso fue vista como el resultado más valorado de la gestión de beneficios.
  4. La gestión de beneficios provee mayor flexibilidad para definir los resultados intangibles o blandos.
    A diferencia del costo-beneficio, este permite el vínculo entre las actividades del proyecto y los resultados blandos de manera clara y concisa, utilizando la lógica de los modelos de causa y efecto.
  5. La gestión de beneficios se debe realizar temprano en el ciclo de vida de la iniciativa con el mayor detalle posible.
    El registro de los beneficios es más útil cuando especifica las medidas de desempeño y sus responsabilidades. Tiene que ser revisado en los hitos del proyecto para asegurar que se mantiene relevante y alineado.
  6. Integrar la gestión de beneficios con los métodos y herramientas actuales.
    El proceso debe estar integrado en todos los procesos y prácticas de aprobación, gestión de proyectos y otros entregables como; casos de negocio, plan de proyecto y score-card.
  7. Un proceso exitoso de gestión de beneficios necesita un campeón, educación y comunicación. Se pueden mejorar las herramientas y los métodos.
    El proceso no puede realizarse sin el soporte y compromiso de los ejecutivos y los participantes. Hay que educar y comunicar durante todo el proceso.
  8. Los análisis de costo-beneficio fueron útiles para documentar los costos y, las áreas donde evitar costos, como así también para él análisis de opciones.
    Los análisis de costo-beneficio resultaron principalmente en una buena identificación de los costos. En algunos casos identificaron una línea base de costos actuales en un marco de trabajo de costos por actividad. También mostraron las áreas dónde se podían evitar costos como una justificación del proceso.
  9. Los análisis de costo-beneficio identificaron los beneficios directos. La gestión de beneficios también proveyó una definición clara de beneficios intangibles.
    El proceso de gestión de beneficios mostró un mejor desempeño en la identificación total de los beneficios de una iniciativa que el método de costo-beneficio.

Asimismo en este proceso, identificaron las buenas prácticas que se aplican en otros países que tiene un proceso de gestión de beneficios resaltando las siguientes;

  1. Complementar el monitoreo del desempeño con evaluaciones.
  2. Adoptar un conjunto de medidas balanceadas orientadas a los resultados.
  3. Alinear las medicines con la responsabilidad y la autoridad de decisión.
  4. Darle autonomía a los gerentes.
  5. Utilizar métricas que proveen información no solo datos.
  6. Adaptar las prácticas, no adoptarlas ciegamente.
  7. Realizar proyectos piloto.
  8. Gestionar el cambio organizacional y cultural.
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