En la primera parte de este tema habíamos descripto hasta el paso 6, continuando con los pasos de un caso de negocio desarrollado dentro de los parámetros de Val IT, seguimos con el paso 7.

La documentación del caso de negocio en Val IT requiere que se responda las 4 preguntas del modelo de las 4 Are’s. A continuación se presenta los temas guía para realizar la documentación de una inversión de IT;

Paso 7 – Documentación

A. Portada

• Nombre del programa
• Promotor del negocio
• Director del programa
• Notas de revisión
• Firmas de validación
• Firmas de visto bueno

B. Resumen Ejecutivo

• Contexto
• Evaluación
• Contribución de Valor
• Plazo
• Puntuaciones de Riesgo, Alineación y rendimiento Financiero
• Dependencias
• Riesgos Claves

C. ¿Estamos Haciendo Lo Correcto?

• Beneficios Financieros
• Costos Financieros
• Beneficios No Financieros
• Costos No Financieros
• Análisis de Riesgos
• Impacto del Cambio Organizacional
• Impacto de la No Realización

D. ¿Lo Estamos Haciendo Correctamente?

• Métodos Posibles
• Método Elegido
• Modelo Analítico de Alto Nivel
• Hitos del programa
• Factores Críticos de Éxito
• Dependencias del programa
• Cumplimiento con la Arquitectura Corporativa
• Cumplimiento de Políticas Corporativas de Seguridad
• Riesgos Claves

E. ¿Lo Estamos Logrando Bien?

• Plan de Ejecución
• Plan de Realización de Beneficios
• Gestión de Riesgos
• Gestión de Cambios
• Estructura de Gobierno – Controles
• Riesgos Claves

F. ¿Estamos Obteniendo los Beneficios?

• Descripción de beneficios
• Proyección de Vida
• Escenarios; Mejor, Más Probable, Peor
• Registro de Beneficios
• Beneficios Financieros
• Beneficios No Financieros
• Responsabilidades
• Riesgos Claves

G. Anexos

• Modelo Analítico Detallado
• Plan de Proyecto Detallado
• Plan de Gestión de Riesgo Detallado
• Plan de realización de Beneficios Detallado
• Registro Completo de Beneficios

Paso 8 – Mantenimiento

Un caso de negocio no es más que una fotografía en un momento dado del tiempo. No debe ser creado y revisado solo una vez para determinar si proceder o no con una inversión para luego ignorarlo o, en el mejor de los casos, volver a considerarlo en la revisión post-implementación. Es una herramienta operacional que debe ser actualizado continuamente durante todo el ciclo de vida económico de la inversión y aprovechado para dar soporte a la implementación y ejecución de un programa incluyendo la realización de beneficios. Esto se de realizar cuando cambien los costos o beneficios proyectados del programa, cuando cambien los riesgos, o como preparación para las revisiones de etapa.

Concretamente en cuanto a los riesgos, deben ser monitoreados y controlados durante todo el ciclo de vida del programa mediante un proceso iterativo de identificación, evaluación y tratamiento de riesgos.

Se debe gestionar el programa teniendo en cuenta que siempre hay riesgos. Se debe instar al personal a anticipar e identificar riesgos para luego comunicarlos a la organización del programa. Los planes de gestión de riesgo se deben mantener preparados para su uso. Los informes sobre el monitoreo de los riesgos del proyecto deben formar parte de las evaluaciones de avance y, por lo tanto, de las actualizaciones de los casos de negocio.

Se debe realizar una gestión activa del programa, como parte integral de la cartera de la empresa, dando lugar a un mayor ritmo de cancelaciones (si el programa no está consiguiendo su propósito o se ha vuelto obsoleto). Se recomienda un análisis posterior al cierre de los programas importantes para poder aprender del éxito o fracaso y mejor continuamente la calidad de la cartera.

Fuente ITGI: Val IT 2.0 – El caso de negocio

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