¿Porqué el Valor es Relevante para el Gobierno de IT? Parte 2

En la primer parte de esta entrada, hablamos acerca de la importancia que tiene medir el valor de las inversiones en IT. Continuando con el tema, trateremos de mostar como se pueden categorizar estas inversiones.

Categorías de las Inversiones en IT

Como una regla general, las inversiones en IT están sujetas a la mismas expectativas que se aplican a cualquier otro tipo de gastos de una empresa; la expectativa de que generaran un retorno. Muchas veces este retorno será fácil de medir, otras veces será más difícil; en realidad algunas veces será imposible. Sin embargo, dado que puede ser dificultoso, esto nunca debe ser aceptado como una excusa para no realizar el esfuerzo de intentar cuantificar el retorno.

Tener el hábito de gastar los fondos de los accionistas sin una mirada cercana al retorno, puede conducir a gastos poco inteligentes y malos, que en última instancia llevarán, en lo mejor, a tener falta de ventajas o, en lo peor, a una completa falla de la organización. Esta regla general se debe aplicar a todo los tipos de gastos relacionados con IT.

El Meta Group, por ejemplo, ha definido 3 categorías de gastos o inversiones relacionadas con IT

Correr el Negocio – Los gastos necesarios para mantener las operaciones existentes al nivel actual.
Crecer el Negocio – Los gastos necesarios, por ejemplo, para proveer automatización adicional para mejorar la eficiencia o, la consolidación de centros de datos para reducir costos y aumentar la competitividad.
Transformar el Negocio – La introducción de nuevas áreas de negocios, la expansión a nuevos mercados o, todo otro tipo de transformación que lleve a una mejora significativa de los ingresos y retornos

De la misma manera, Peter Weill de Sloan CISR, ha sugerido la siguiente categorización;

Inversiones Transaccionales – La tecnología necesaria para procesar lo básico, las transacciones repetitivas del negocio, por ejemplo, manejo de cuentas. El propósito principal es incrementar la eficiencia y reducir los costos.
Inversiones en Información – Proveen la información necesaria para gestionar y controlar la organización. Típicamente se incluyen los sistemas de Gestión, ERP, planificación y toma de decisiones.
Inversiones Estratégicas – Usualmente están destinadas a adicionar valor real al negocio incrementando las ventajas competitivas, permitiendo entrar a nuevos mercados o, mejorando o incrementando el ingreso de dinero.
Inversiones de Infraestructura – Pueden ser costosas y de larga duración pero en si mismas, pueden no generar ningún beneficio financiero medible, las aplicaciones de negocio que dependen de esta infraestructura se beneficiarán. Ejemplos como implementaciones de nuevas y mejoradas versiones de sistemas operativos o sistemas de gestión.

Estos son dos ejemplos de categorización de inversiones utilizada por diferentes expertos de la industria. Existen claras similitudes entre ellas, como así también diferencias entre cada una de ellas. Cada organización debe seleccionar y adoptar el esquema de categorización que considere más relevante. Es importante comprender los propósitos de tener alguna forma de categorización de las inversiones de IT, esto incluye:

Una mejor habilidad para construir y balancear la cartera de inversiones de IT. Es muy probable que una organización sana y creciendo, tenga inversiones en todas las categorías. Una mezcla apropiada es esencial para asegurar que se comprende el riesgo y se lo gestiona, se anima el crecimiento y el foco está siendo puesto es mantener las actividades que mantienen las luces encendidas, como así también las inversiones estratégicas de largo plazo.
La habilidad para definir mejor el riesgo y los retornos de las inversiones. Por ejemplo, es probable que una inversión estratégica se asuma un mayor riesgo y por lo tanto una expectativa de un rendimiento mayor que una inversión en información, que la debería ser de bajo riesgo y por ende tener un rendimiento menor.

Dentro de ciertas industrias – en particular, el sector público y los servicios financieros – habrá la necesidad de una clasificación adicional de Inversiones de cumplimiento de regulaciones. Esta categoría incluirá todos los proyectos que son necesarios para que el negocio pueda cumplir con los requerimientos de las regulaciones de la industria, agencias de medio ambiente o cuerpos de gobierno. Ejemplos son los requerimientos de Basilea II o Sarbanes-Oxley.

Estableciendo objetivos de retorno de Valor

Es muy probable que en casi todas las organizaciones, sean sector público o privado, la demanda de inversiones en IT exceda los recursos (humanos y financieros) disponibles para la entrega y manteniendo. Se tienen que tomar decisiones complicadas en los procesos de selección y aprobación y, que inversiones serán declinadas o diferidas. Dentro de muchas organizaciones, este proceso de toma de decisión se convierte en subjetivo, muchas veces nublado por las incertidumbres políticas y, no siempre basado en un análisis objetivo, confiable, completo o consistente de sus datos.

Por eso, debe existir un proceso sobre el “terreno de juego” donde se eligen para su aprobación las inversiones óptimas, libres de influencias personales o políticas. Por supuesto, como se menciono anteriormente, habrá ciertos proyectos que circunvalaran el proceso de selección usual por su naturaleza de mandatorios o regulatorios. Estos proyectos tienen que hacerse para mantenerse en el negocio aunque no se espera un retorno significativo. Ellos utilizarán, sin embargo, recursos que de otra manera se estarían utilizando en proyectos con mayor retorno. Por eso, el alcance de estos proyectos debe ser entendido para establecer el nivel de recursos que quedará disponible para proyectos definidos como discrecionales. El proceso de selección se aplicará primariamente a los proyectos discrecionales, por ejemplo, esos proyectos que tienen potencial para entregar valor real y medible para la organización si se quieren entregar con éxito.

Los componentes claves de un proceso de aprobación de inversiones de IT incluye;

Caso de Negocio – Preparación de un caso de negocio basado en los estándares corporativos y asunciones compartidas.
Comité de Aprobación – Con representación apropiada de las unidades de negocio y IT para asegurar que las decisiones son tomadas en forma neutral y con la propia transparencia de todos los casos componentes, particularmente alineación estratégica y retornos financieros.
Métricas Financieras – Consideración de las medidas financieras sobre las propuestas candidatas a inversión, incluyendo medidas como valor presente neto, retorno sobre la inversión, período de repago o tasa interna de retorno.
Responsabilidad – Definición de la responsabilidad apropiada para la entrega de resultados. Si la cultura corporativa es del tipo donde no hay responsabilidad actual sobre resultados (ejemplo, impacto en bonos o incentivos) entonces nadie tomará seriamente los requerimientos para las métricas financieras correctas y fiables.
Tasas Testigo (Umbral o Barrera). Deben definirse para las inversiones de IT a partir de que tasa de retorno estamos dispuestos a invertir.
Gestión de Proyecto – Asegurarse que se seguirán procesos de gestión de proyectos, incluyendo la involucración de recursos experimentados y con habilidades para gestionar y entregar los proyectos.
Compromiso del Negocio – Asegurarse que todas las partes del negocio que será afectadas por los resultados del proyecto están comprometidas y aportaran los recursos necesarios para asegurar el éxito del proyecto.
Experiencia – Entender el potencial de impacto de retorno de esta inversión basándose en la experiencia aprendida de anteriores proyectos. Por ejemplo si los proyectos de IT sobrepasan los presupuestos en un 20%, incorporar este porcentaje a los proyectos a seleccionar. Este efecto de entrega de soluciones puede tener el efecto de convertir una inversión positiva en una negativa. Esto es siempre una buena medida de sanidad en los proyectos. Si no se realiza el ajuste con el porcentaje de sobrepaso, el caso de negocio se puede estar sobreestimando. Manteniendo este foco constante en la entrega de soluciones podrá ayudar a la organización a mejorar sus capacidad de madurez en la entrega de soluciones de IT.