Visiones Ampliadas

El mes pasado, Infonomics ha generado un gran debate y seguimiento. Es grandioso saber que los lectores están tomando un gran interés en el debate, especialmente considerando que el grupo de trabajo internacional formado por la comisión técnica conjunta de la norma ISO y EC ha completado su primera reunión y se pone en marcha.
Hay muchas maneras de ampliar la discusión y el debate, y me alegro de publicar las opiniones de otros comentaristas bien informados e innovadores.
Mi colega y amigo con base en Londres Chris Ogden es un consultor con amplia experiencia y entrenador de ejecutivos, que ha desarrollado de manera independiente sus puntos de vista sobre la evolución del uso de TI en los negocios. En «IT Governance –Redesigning the Board’s Role», Chris propone que la aparición de Internet ha sido la oleada que impulsa la necesidad de un grado mucho mayor de supervisión y control del uso de TI por el directorio de las organizaciones.

Gracias a la ubicuidad de Internet que describe Chris, yo fui capaz de transmitir el mes pasado Infonomics desde Bad Homburg en Alemania, donde pasé dos días explicando la norma ISO / IEC 38500 para 24 delegados de Alemania y otras partes de Europa. Mi anfitrión de este evento fue la Dra. Gisela Boendgen, de Serview GmbH. Gisela y sus colegas hicieron un trabajo excelente en la organización de las dos sesiones de la clase magistral de día completo, y fue un gran placer entregar el contenido en su centro de educación presencial, con pub irlandés! Para resaltar
del curso fue la lección de Segway, donde los participantes abordaron las dos máquinas de transporte personal Segway para jugar en la hora del almuerzo en la explanada del edificio. Como nunca antes había intentado, me sorprendió lo fácil que es aprender a manejar el Segway y ahora pregunto por qué es que no se han vuelto tan comunes como fueron las bicicletas una vez. ¿Podría
ser algo acerca de los factores en la adopción de tecnologías que hemos estado discutiendo en estas páginas?

Hay novedades importantes en los programas de educación de Infonomics, y estos serán anunciados en el futuro próximo. Pero ahora mi prioridad es concluir y publicar el libro que yo conozco muchos están esperando pacientemente. Esta cerca, los detalles y disponibilidad será en el Infonomics de julio.

Saludos, Mark Toomey
30 de junio 2009.

IT Governance – Redigning the Board’s Role

De administración de IT al gobierno sistémico

Introducción

En los últimos 30 años, el uso de la Información y las Comunicaciones (TIC) ha experimentado un cambio radical en la forma en que se utiliza en las organizaciones – públicas y privadas – de cualquier tamaño significativo. En términos aproximados, en el período B.I. («Antes de la Internet»), el uso de las TI se limita a los sistemas contables y de lo que entonces era conocido como el “procesamiento de datos»- la automatización de las actividades de rutina, tales como el procesamiento de la nómina o la captura y presentación de piezas y materiales. Sin embargo, desde la aparición de la Internet en la década de 1990, los sistemas de gestión de la información han sido objeto de un uso en todas las áreas de una empresa, desde la logística a la comercialización, de las finanzas a la I + D, desde la fabricación hasta la gestión de clientes y, en última instancia, a la re -invención del modelo de negocio completo.

Este cambio a la era A.I. («Después de Internet») se ha producido gradualmente, pero se ha generalizado. Aunque no ha pasado inadvertido para los profesionales de TI, o por las empresas y los medios de comunicación, a su impacto real y el significado no se le han dado la atención que necesita. Las TIC ahora absorben importantes inversiones en capital y recursos humanos. Lamentablemente, la capacidad de muchas de las organizaciones – o tal vez la mayoría – para proporcionar una supervisión adecuada de dirección a estas inversiones en el más alto nivel deja mucho que desear.

Las razones de esto es son sutiles y profundas.

Una breve mirada a cómo trabajan las empresas

Vale la pena repasar brevemente cómo trabajaban las empresas en la era B.I. y cómo el explosivo despliegue de las TIC en el período I.A. ha afectado a esta figura. Lo que sigue puede ser visto como una obviedad, pero vale la pena volver a examinar.

La actividad de la empresa – B.I.

El lado de «hacer» de las operaciones de una empresa – fue en gran medida manejada por la gente. Ventas, producción y fabricación, servicio y gestión de proveedores fueron funciones de grandes equipos de personas que trabajan con sistemas manuales o semi-manuales de – Papel, lápiz, la máquina de escribir y teléfono.

La forma en que el trabajo se realizó en realidad, ha evolucionado lentamente durante décadas anteriores. La producción en masa se había traducido en entornos de producción donde el trabajo era detallado y rutinario, con poca o ninguna oportunidad para la participación de los trabajadores en el diseño de cómo se realizó el trabajo.
La introducción de las TIC permitido que muchos de estos procesos manuales pasen a ser automáticos. Los ejemplos incluyen el procesamiento de nóminas, planificación de la producción, la banca y de mantenimiento de la cuentas.

La transición de B.I. a A.I.

Como las TIC entraron en un uso más extendido durante la 1970 «s y 1980» s, las organizaciones se dieron cuenta que la tecnología podría abarcar aspectos más amplios de sus operaciones. Pero para aprovechar esta tecnología de manera efectiva, las empresas también descubrieron que la forma en que sus agentes trabajaban, tenía que cambiar. Los procesos de producción, suministro y entrega son cada vez más estudiados y más eficaces.

Las TIC fueron introducidas en muchas áreas nuevas de operación del negocio. Sin embargo, como los sistemas de trabajo de las TIC lo hacen de manera específica y no son fáciles de cambiar, las personas que las utilizaron estaban obligados a trabajar en los nuevos y claramente definidas formas sistemáticas. Y la gente exigió la participación en el diseño de la obra. Este desarrollo doble – el uso de las TIC y el rediseño de trabajo para hacer el mejor uso de la tecnología – significa que amplios sectores de las operaciones empresariales se integraron cada vez más con los sistemas TIC que ahora se necesitan para ejecutar la empresa.

Este «rediseño del trabajo» no es tan simple como parece. Se centró en tres áreas clave:

• Personas – su comportamiento, su actitud hacia su trabajo, lo bien que estaban motivados, en definitiva cómo las empresas sacado el máximo partido de su recurso más importante.
• Procesos – la forma de trabajo se hizo para el mejor efecto, la secuencia de pasos, lo que se necesita como entrada a cada paso, lo que se produce, y cómo se miden estos procesos.
• Estructura – la forma en que se organiza el trabajo para el mejor efecto, en esencia, la propia organización – que procesos deben ser realizados por los grupos de personas, cómo se gestionan (o cómo deben gestionar ellos mismos) y cómo los elementos de la estructura (la organización) debe interactuar para ser más eficaces.

Ya al final de esta etapa de transición (que se produjo a finales de los ‘70 hasta principios de los ‘90 (alrededor de 15 – 20 años), las compañías estaban encontrando que los tres aspectos anteriores (P, P y E) la forma de realizar “Hacer» el trabajo está cada vez más vinculado a las TIC. El uso de diversos sistemas TIC ahora era sólo «parte del trabajo».

La era A.I.

Internet y otros avances aceleraron radicalmente esta transición (que ya estaba muy avanzada) en la forma que las TIC afectan el trabajo de las personas. Sin embargo, es fácil pero engañoso considerar a Internet como solo algo “más de las TIC». Internet representa un punto de transición importante en la forma  como se realiza el trabajo. Este documento no es un momento adecuado para explicar estos hechos en detalle, pero vale la pena resumir tres que son más importantes. Ellos son:

• Trabajo en colaboración – la capacidad de los equipos a trabajar juntos sobre los problemas y su solución, en todo el mundo y en diferentes momentos. Estos equipos pueden combinar trabajadores de múltiples organizaciones.
• Compromiso con el cliente – la capacidad de interactuar, aprender de los clientes en tiempo real, y para traducir este conocimiento en productos y servicios nuevos o modificados, una vez más a menudo en tiempo real.
• Externalización – no sólo la externalización de gran parte de la operación de una sola empresa (tales como el activo de las TIC en sí mismo) a un tercero, pero el paso de un sinnúmero de funciones de la pequeña empresa a terceros, a menudo en lugares remotos lugares. Estas funciones incluyen cada vez más aspectos como el diseño, la investigación y la formación – funciones inicialmente no consideras como candidatas para la externalización.

El efecto acumulativo de estos y otros acontecimientos ha creado la «empresa extendida», donde el límite entre una empresa y sus conexiones hacia arriba y hacia abajo se vuelve borroso. Estos avances están cambiando la cara de los negocios. En la era B.I. ellos habrían sido imposible.

El efecto es que en nuestra era de A.I., el aspecto masivo de las TIC conecta las organizaciones a otras empresas, otras geografías, otros países. Y estas conexiones ya no son las que se puede apagar si nos da la gana. Su funcionamiento eficaz puede ser la piedra angular de nuestro éxito, pero igualmente pueden ser el origen de la caída de una empresa.

¿Cómo ha afectado a las organizaciones el fracaso del gobierno?

Una ocurrencia común, aprovechada por los medios de comunicación, es el fracaso de otra “computadora». Cuando se busca el culpable y se identifica perfectamente, la computadora y sus defensores humanos son una vez más hechos desfilar con todo desprecio.

Veamos algunos ejemplos recientes:

• Terminal 5 de Heathrow
  Las circunstancias de la desastrosa puesta en marcha de la nueva Terminal 5 de Heathrow en el verano de 2008 han sido bien publicitadas. Un nuevo sistema informático de manejo de equipaje de era considerado como el culpable. Sin embargo, las cuestiones relativas a este – como la
  formación del personal para utilizar el nuevo sistema – sin duda, ha sustentado el fracaso. La falta de entendimiento formal de la forma en que la «P, P & E», además que las TIC deben ser gestionados fue claramente reconocido por la alta dirección de BAA, BA y otros.
• El Sistema de Registro NHS
  Los fracasos en esta inversión pública masiva, con razón, objeto de mucho escrutinio público mucho. Los sistemas de las TIC (anteriormente conocido como el Programa Nacional de TI – NPfIT) se dice que están varios años atrás y masivamente sobre los primeros 6 mil millones de Libras de presupuesto.
  Los proveedores de TIC han recibido mucho oprobio. Sin embargo, en los últimos 18 meses se ha informado de que el NHS, con retraso, reconocido sus propios errores en ser los destinatarios ineficaces de un sistema tan complejo. La responsabilidad para hacer los cambios (P, P & E de nuevo) en el funcionamiento del hospital ha sido devuelta a los jefes ejecutivos. Desafortunadamente, es poco probable que le hayan dado las herramientas y la educación para ayudarlos en su tarea.
• Un Ejemplo Australiano – La Aduana
  Como parte de un importante programa de re-ingenieria de los controles fronterizos de exportación e importación de todos los bienes a través de puertos de Australia, el Servicio de Aduanas desarrollado completamente la nueva tecnología, para sustituir a los complejos sistemas que habían evolucionado a lo largo de más de 25 años. El nuevo sistema exigió que todos los importadores, agentes y compañías de transporte desarrollen nuevas prácticas de trabajo y tecnología complementaria. Pero cuando la Aduana insistió en salir con sus propios sistemas, la industria no estaba lista y los puertos se cerraron efectivamente durante tres semanas, hasta que los viejos sistemas fueron llevados a la acción. Dos investigaciones, incluyendo una por la Oficina Nacional de Auditoría observó deficiencias extensas e innecesarias en la dirección y el control de todo el proyecto, incluyendo una completa falta de objetivos claramente definidos.

La conclusión es clara: a menos que las organizaciones se vuelven mucho mejor en tratar con eficacia a las TIC, y en la organización y el control de los cambios en el negocio correspondientes, estos fracasos va a continuar y, se desperdiciará mucho dinero – Públicos y privados.

Consecuencias

El fracaso colectivo de la mayoría de las organizaciones en comprender cómo hacer frente a esta transición de la era B.I. a A.I. en los niveles más altos, está en la raíz de muchos de nuestros repetidos fracasos en la gestión de las TIC. La razón es simple pero la solución es menos clara.

Este debate ha demostrado que la «P, P & E» están íntimamente relacionados con las TIC, al cambiar una, los otros se ven afectados. Cada vez más, el desafío, la complejidad y el costo de cambiar uno o más de estos elementos supera con creces el de cambiar las TIC.

La razón de la falta continua de gestión de las TIC de manera eficaz es que; no se trata de la gestión de las TIC: es sobre la gestión de la operación integrada de personas, procesos, estructura y las TIC. Estos cuatro componentes constituyen un sistema. Ellos no pueden ser gestionados o regulados como entidades individuales.

¿Qué se puede hacer?

En resumen:

La supervisión del Senior Management necesita cambiar desde Gestión de TIC hacia Gobierno Sistémico

Gobierno Sistémico – Implicaciones y Recomendaciones

Este trabajo ha examinado las razones que la supervisión eficaz de la función de las TIC en muchas grandes empresas y agencias del gobierno ha sido ineficaz y las graves consecuencias financieras, tanto financieros como en términos de reputación que puede resultar de esto.

La principal conclusión que se ha establecido es que las organizaciones tienen que dejar de pensar en las TIC como una entidad separada y en su lugar avanzar hacia el gobierno sistémico. El gobierno sistémico reconoce la profunda y positiva incursión que las TIC han hecho en las organizaciones y reconoce que ahora sólo puede ser gestionada si se considera a las TIC como un componente del sistema que es «el negocio operativo».

Esta transición representa un cambio importante en el pensamiento empresarial. Hay varias consecuencias inmediatas:

1. La supervisión del nivel de Directorio debe ver a la empresa como un sistema. Los directorios deben reconocer que no pueden supervisar efectivamente la implantación de las TIC como un elemento separado y distinto.

2. Tiene que haber una responsabilidad a nivel del Directorio por el Gobierno del Sistema. Pueden optar por establecer un comité para realizar esta tarea.

3. Una de las funciones superiores – como un director de sistemas de gobierno – ha de tener la responsabilidad por el diseño efectivo, despliegue y operación de las personas, procesos, estructura y la TIC para el negocio como un todo. Esto puede ser una línea de reporte directa al CEO, trabajando con la autoridad delegada del Directorio.

El papel de la función de las TIC

La función de las TIC en la empresa opera fundamentalmente como un proveedor de servicios para la empresa. En muchos casos esta función, sub-contrata parte de este
el suministro a terceros. Durante los últimos veinte o más años ha habido avances significativos en el establecimiento de normas para la gestión técnica de este suministro. Estas normas, tales como COBIT, ITIL y otros han adquirido una aceptación internacional. Este progreso en la gestión de la oferta de las TIC a los negocios de manera profesional, es bienvenido.

Hacia un nuevo marco de gobierno sistémico

A pesar que las TIC han hecho progresos en lograr que su propia casa este en orden, ha habido pocos progresos para que la empresa (los usuarios de las TIC) desarrollen un enfoque de la gobernanza de las TIC como un recurso de negocios. Esta situación sin embargo, recientemente se ha cambiado. La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha publicado un nuevo estándar de gobierno corporativo de las TIC. Fundamentalmente, esta norma reconoce
por primera vez que el gobierno de las TIC debe ser propiedad de los que tienen la responsabilidad de la entrega de un sistema comercial eficaz. En esencia, este estándar (denominado ISO 38500), establece un «sistema de orientación» para el Directorio para llevar a cabo el papel del gobierno sistémico aludido anteriormente.

Acerca de Chris Ogden y Business Next

BusinessNext Ltd, con sede en el Reino Unido, ha estado trabajando con los consejos y la administración superior sobre cuestiones estratégicas para los últimos 8 años. Chris Ogden, director gerente de BusinessNext ha tenido una importante experiencia en Sistemas de Información.

Trabajando estrechamente con Infonomics, Chris y Business Next tienen la capacidad necesaria para llevar juntas y ejecutivos nuevas formas de trabajar, con consultoría a medida y programas de formación especialmente desarrollados específicamente para satisfacer las necesidades de las organizaciones para avanzar hacia el gobierno sistémico.

Preguntas son bienvenidos y deben ser dirigidas a chris@business-next.com.

“Translated, with permission, from the original at  http://www.infonomics.com.au written by Mark Toomey, Author of book “Waltzing With The Elephant”.

“Traducido, con permiso, desde el original en http://www.infonomics.com.au escrito por Mark Toomey, autor de “Waltzing With The Elephant”.