Este artículo de Computerworld por Mitch Betts, “Dreaded IT budget process wastes big bucks”, habla de la investigación por el Consejo Ejecutivo de CIO que encontró que «el circo tradicional del presupuesto anual puede desperdiciar entre el 6% al 11% del presupuesto de IT». Su lectura me hizo volver a visitar una entrada en el blog que había publicado en marzo que sentí vale la pena repetir a continuación.

Gestionando en la niebla

Este artículo en la edición del 28 de febrero en The Economist, comienza con una cita interesante de Jack Welch que refuerza lo que he estado pensando y diciendo durante muchos años. Él dice:

Para no andar con rodeos, pero el proceso de presupuestación en la mayoría de las empresas tiene que ser la práctica más ineficaz en la gestión.

Hay una serie de problemas con el proceso «tradicional» del presupuesto:

1. No es dinámico – por lo general es un evento anual / ritual y estrechamente unido a la planificación – el resultado es que la planificación también se convierte en un evento anual / ritual.
2. No es eficiente – es increíblemente consumidor de tiempo – Una vez escuché a un ex CIO de Microsoft decir en broma en una conferencia que Microsoft ha tenido que tener toda su labor realizada en 3 meses debido a que el proceso de presupuestación tomó 9 meses.
3. No está centrado en los resultados, la gente ve en el proceso la forma de justificar el mantenimiento de los recursos que ya tienen.
4. Es demasiado detallado – como consecuencia del punto 3, el esfuerzo enorme que se gasta en la definición de proyectos que deberían ocurrir, para justificar los recursos que son necesarios para realizar lo que actualmente se necesitan hacer.
5. No es objetivo – las decisiones presupuestarias, a menudo son demasiado emocional – el resultado de «basada en relaciones» o «basada en decibeles» en la toma de decisiones en lugar de un proceso racional y objetivo.
6. No es flexible / ágil – una vez que golpeó, el presupuesto es difícil de cambiar – si no es a través de recortes del «Directorio».

Incluso antes de la crisis económica actual, la tasa y el ritmo de cambio hace que los ciclos de presupuesto anual no sólo sean obsoletos, sino muy peligrosos. Seguramente necesitamos algún tipo de proceso de presupuestación, pero necesitamos un proceso mucho más práctico, pragmático y dinámico. El artículo analiza una serie de alternativas, que yo resumiría como:

Un proceso de presupuesto ágil, eficiente y flexible basado en escenarios, con la planificación de contingencia para cada escenario y dinámica de previsiones, a un nivel adecuado de detalle, revisado y ajustado periódicamente (mensual o cuando se producen determinadas condiciones de disparo) por la alta dirección, realizando decisiones objetivas basadas en resultados con el apoyo de información pertinente, fiable y actualizada (como estoy hoy frente al mes pasado / trimestre).

Este enfoque tiene implicaciones para los procesos de gobierno, para la información y la tecnología que permite el apoyo necesario para ellos, y para el comportamiento de los ejecutivos.

“Translated, with permission, from the original at  http://www.thorpnet.com/ written by John Thorp, Author of The Information Paradox, and the lead developer of ISACA/ITGI’s Val IT Framework 2.0.”

“Traducido, con permiso, desde el original en http://www.thorpnet.com escrito por John Thorp, autor de The Information Paradox, y desarrollador líder de Val IT Framerwork 2.0 de ITGI/ISACA”

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