¿Es aceptable el sobregasto en los Proyectos de IT?

Después de la lectura de que los proyectos de IT son responsables de sobre gastar más de un 50% del presupuesto original de IT del gobierno del Reino Unido, y que eso significó 11 mil millones de Libras Esterlinas!, varias ideas vienen a mi cabeza;

Quienes vivimos en Latino América, tenemos muy presente que en los presupuestos de IT de los gobierno siempre existen sobreprecios para poder garantizar que los involucrados reciben su parte para aprobar el proyecto. Varios son los casos públicos que involucran a grandes firmas de la industria de IT con funcionarios corruptos que se pueden leer libremente en la prensa. En este esquema de corrupción de funcionarios, se necesitan dos partes; los funcionarios, y las empresas privadas (amigos del poder o grupos internacionales). En Argentina los casos de IBM con el Banco de la Nación Argentina, IBM con la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) y el caso de Siemens con los DNI (documento nacional de Identidad) son una muestra de cómo se sobre gastan y gastan sumas millonarias en soluciones informáticas que no entregan las características prometidas. ¿Pasará esto mismo en el Reino Unido?
Quién puede estar feliz con este sobre gasto de 11 mil millones de Libras Esterlinas, hay una posible respuesta, LA INDUSTRIA DE IT. Resulta realmente incomprensible como puede justificarse que se ha gastado más de un 50% del presupuesto original para no llegar a cumplir con los objetivos de los proyectos. Una explicación posible es la voracidad de toda una industria para cumplir con sus índices de crecimiento y objetivos comerciales. ¿Tendrán algo para decir las empresas participantes en los proyectos del Reino Unido?
Nuevamente el tema de las mentiras al momento de realizar los casos de negocio surge como un factor del sobre gasto. Sobre este tema, es impecable la entrada de John Thorp, Mentiras, malditas mentiras y casos de negocio.
Se han escritos miles de artículos, hay varias metodologías, muchos y variados libros, procesos de certificaciones, un negocio para certificar Gestores de Proyecto, y los proyectos siguen fracasando. Mientras sigamos hablando de proyectos de IT y creamos que son solo eso, seguiremos con este esquema de sobregasto y donde se cumple la ley de los proyectos de IT que en tono jocoso comenta Don Peppers; “No importa lo que te digan (por IT), el proyecto tardará el doble, costará el doble y te entregaran la mitad”. No hay proyectos de IT aislados -más allá de los que nos propone la industria de IT como la migración de sistemas operativos o herramientas de infraestructura, pero que en definitiva tienen que mostrar un resultado de negocio – sino que existen procesos de cambio empresarial (públicos y privados) donde IT es una pequeña parte de él y al olvidarnos o no involucrar a todos los interesados, estos son los resultados a los que llegamos.
Que el 83% de los CIOs entrevistados hayan dicho que es justificable el sobre gasto en los proyectos de IT me tiene desorientado, ¿somos una profesión tan mala que conocemos porque se desvían los proyectos y no actuamos de manera proactiva o no podemos realizar estimaciones adecuadas de tiempos y costos de los proyectos? ¿No podemos realizar casos de negocios donde el análisis de las variables de riesgo nos determinen los escenarios; mejor, normal y peor? Personalmente creo que no, los conocimientos existen, los marcos de trabajo y prácticas probadas también, creo que en muchos casos solo nos falta aplicar mayor rigurosidad en el proceso. También es una realidad que desde el mundo de IT hay recomendaciones curiosas como la que discutí en la entrada anterior del blog; La precisión cuenta a la hora de medir el TCO, en la cual se recomienda la sobreestimación de presupuestos ante la incertidumbre.
Los esquemas de precios de las inversiones posibilitadas por IT tienen que tener una revisión profunda en busca de una mayor transparencia a la hora de realizar los presupuestos y medir su valor de negocio. ¿Podemos seguir como industria teniendo presupuestos que sabemos tienen un error de + 50%? Claramente creo que NO y todos los actores debemos realizar un profundo proceso de revisión de cómo presentamos y analizamos los esquemas de costos y tiempos. Lamentablemente no conozco de estos datos cuanto corresponde a mayores costos por desvío de tiempos y cuánto a mayores costos de soluciones de la industria de IT.
Hoy los grandes temas de discusión son las reducciones de costo que vendrán por la utilización de las soluciones de software basadas en la nube, Green IT y comunicaciones unificadas. Si estos temas no los tratamos con la seriedad que merecen a la hora de establecer los mecanismos de precios y costos, posiblemente dentro de 5 años estemos analizando nuevamente estos desvíos a los presupuestos. Tenemos que dejar de utilizar los informes de ROI propuestos por la industria de IT y, utilizar los valores reales cuando aplicamos a nuestra empresa los esquemas de precios de estas soluciones. He visto últimamente que según algunos proveedores, las comunicaciones unificadas producen un ROI de 700%, como nos recomienda los CFO a los profesionales de IT en sus convenciones, ¡Get Real! Dejemos de hablar de costos y pasemos a determinar el valor de negocio de cada una de estas soluciones.

El debate queda abierto, ¿qué opinan?

A continuación la columna de Mark Samuels

Editorial de CIO Connect, Lunes 27 de noviembre de 2009 por Mark Samuels

Valor ha sido la palabra de 2009, con la expectativa de que los CIO recorten los gastos operacionales de IT y hagan trabajar duramente a los recursos de tecnología existentes.

Es un duro concierto, especialmente porque los proyectos cambian a menudo. Tomemos el sector público, los proyectos de IT contribuyeron con más de 11 mil millones de libras esterlinas de sobregasto en el presupuesto de un total de gastos de capital de 19 mil millones de libras en iniciativas del gobierno, según informa la TaxPayers Alliance del Reino Unido.

Los CIO parecen estar de acuerdo con este sobregasto. Tanto como el 83% de los encuestados esta semana por CIO Connect, respondieron que ellos creen que es aceptable sobre gastar en los proyectos de IT.

Mientras que los números de la cabera pueden parecen muy altos, la opción de sobre gastar en los proyectos de tecnología viene con una serie de condiciones; el alcance, la contingencia, la oportunidad, el caso de negocio y el gobierno.

“El alcance puede cambiar o la oportunidad de negocio puede surgir con un incremento en el gasto” respondió un CIO, quién reconoció que los requerimientos en los proyectos de IT pueden cambiar en línea con las nuevas aperturas. Otro líder de IT compartió la idea en el alcance de los proyectos.

“La situación depende de la madurez del modelo de estimación y de la aplicación del cono de incertidumbre a través de las varias fases de la entrega. El sobre gasto podría, sin embargo, ser minimizado más allá de la etapa de diseño.

Otros líderes de IT le prestaron atención a las necesidades de otros ejecutivos; el sobregasto puede ser justificado si el caso de negocio lo garantiza: “Muchas veces el caso puede ser manejado por los requerimientos cambiantes del negocio. El sobregasto también depende de la posibilidad de permitir contingencias en los presupuestos de proyectos.

La contingencia también fue un tema común de otros miembros, muchos de ellos reconocieron que el espacio para maniobrar es un característica clave cuando se trata de emparejar el caso de negocio con la implementación: “Tiene que existir la flexibilidad para sobre gastar porque los proyectos no son una ciencia exacta” Los temas claves son los controles y la validación del caso de negocio que apoyan el caso de negocio.

Cuando llega el momento de emparejar los requerimientos cambiantes del negocio, Los CIOs no deben asumir las culpas solos y deben reconocer la importancia de las normas y los procesos. “Esto no es simplemente un tema de IT; esto es un tema de la gestión de proyectos,” concluyó un CIO. “Si no existe un gobierno de proyectos apropiado, ningún proyecto podrá estimar su presupuesto o acercarse a él”