El Enfoque Realización de Beneficios provee una nueva base para la utilización de TI en la entrega de resultados de negocios consistentes y predecibles. Propone dos cambios interrelacionados en los modelos mentales acerca de TI y en los métodos de gestión. Los pensamientos de bala de plata son reemplazados por una nueva mentalidad de beneficios que se enfocan en la integración de la tecnología en los sistemas de negocios. Su principio principal es que IT por sí misma, sin importar cuán potente sea la tecnología, no puede entregar resultados de negocios. Si bien vamos a realizar hincapié en los cambios posibilitados por IT, el Enfoque Realización de Beneficios se aplica a cualquier cambio organizacional.

El modelo mental del Enfoque Realización de Beneficios está basado en las siguientes premisas:

• Los beneficios no ocurren por casualidad. Ellos no aparecen automáticamente cuando se entrega nueva tecnología. Un corriente de beneficios fluye y evoluciona con el tiempo a medida que las personas aprender a utilizarlos.
• Los beneficios ocurren de acuerdo a un plan. Una predicción de los beneficios que soportan un caso de negocio para una inversión es solo una estimación temprana. Tiene poca probabilidad de ocurrir como se espera, como casi todos los pronósticos de ingresos de la empresa. Se tienen que monitorear, como lo haría con una inversión financiera que fluctúa en valor en el mercado de acciones.
• La realización de beneficios es un proceso continuo de imaginar resultados, implementaciones, monitoreo de resultados intermedios y ajustar dinámicamente el camino que lleva de las inversiones a los resultados de negocio. La realización de beneficios es un proceso que puede y debe ser gestionado, tal cual cualquier otro proceso de negocio.

El modelo mental de los beneficios construye la base para el cambio en los métodos de gestión y las prácticas. El enfoque de la era industrial para la gestión de proyectos, se centra exclusivamente en la entrega de la tecnología, dentro de los tiempos y presupuesto. Al contrario, el enfoque de la realización de beneficios se centra en todos los proyectos e iniciativas requeridas para producir un resultado de negocio, ya se trate de entrenamiento y tecnología, gestión del cambio o re-ingeniería de software. Se enfoca en la gestión continua del proceso de Realización de Beneficios.

Gestionando cambios posibilitados por IT. El proceso Realización de Beneficios

El proceso Realización de Beneficios incluye los procesos tradicionales de la gestión de proyectos, los cuales están bien comprendidos y documentados, pero su alcance va más allá del ciclo convencional de la gestión de proyectos diseño-desarrollo-testeo-entrega. El proceso incluye todas las fases de la decisión de una inversión, gestión de proyecto, entrega, implementación, monitoreo y ajuste continúo. A diferencia del ciclo tradicional de gestión de proyecto, su alcance es desde “el concepto al efectivo” en lugar de “diseño a entrega”.

El Enfoque Realización de Beneficios está diseñado para proveer una gestión proactiva del proceso Realización de Beneficios. También está diseñado para ayudar a las personas en la construcción de una visión compartida de los beneficios del proceso. Entrega a los ejecutivos un claro entendimiento de que resultados de negocio se pueden alcanzar a través de una inversión y cuál es la contribución de IT a esos resultados. Entrega a los mandos medios un claro entendimiento de cuáles son los recursos necesarios para obtener esos resultados y cuál es su rol para lograr esos resultados. Todos los empleados y grupos de trabajo desarrollan una comprensión de cómo ellos contribuirán a los resultados y como usarán las nuevas tecnologías para realizar su trabajo de manera diferente. Con este enfoque, las organizaciones solamente se involucraran en los cambios posibilitados por IT que tengan ambos; un claro mapa que muestre el camino a los beneficios y las capacidades requeridas para realizar esos beneficios.

Las piedras angulares del Enfoque

Existen tres fundamentos que definen el corazón del Enfoque Realización de Beneficios. Para implantarlo con éxito, las organizaciones también deben cumplir con las tres condiciones necesarias.

Tres Fundamentos

1. Cambio desde gestión de proyectos aislados de IT a gestión de programas de negocio
2. Cambio desde la competencia gratis para todos los proyectos a gestión de cartera disciplinada
3. Cambio desde ciclos de gestión tradicional de proyectos a gobierno del ciclo de vida

Tres condiciones necesarias

1. Responsabilidad Activa para identificar los sponsors del negocio con una activa y continua propiedad de los programas de inversión
2. Sistemas de Medición Relevantes para medir las cosas que cuentan en el proceso de realización de beneficios.
3. Gestión Proactiva del Cambio para entregar a las personas interés en la propiedad de los programas

Los fundamentos y las condiciones se grafican a continuación;

Los Tres Fundamentos

Primer Fundamento: Gestión de Programa.

Las organizaciones necesitan hacer un cambio desde la gestión de proyectos aislados hacia la gestión de programas de inversión de negocios, incluyendo todos los elementos de los sistemas de negocio. Para comprender la magnitud de este cambio, es muy importante hacer una distinción entre proyectos y programas.

Los proyectos son un conjunto estructurado de actividades referidas a la entrega de una capacidad definida basadas en un presupuesto y planificación consensuadas. El ciclo típico de gestión de proyectos termina con la entrega de la tecnología. La capacidad no se traslada a beneficios para la organización hasta que no se combina con otros proyectos relacionados. Algunos de estos pueden ser proyectos de IT y, otros, pueden ser proyectos de negocios que entregaran las capacidades en los otros elementos del sistema de negocios completo.

Los programas son una agrupación estructurada de proyectos para producir un resultado de negocio claramente identificado. En términos del proceso de Realización de Beneficios, el foco es en todos los pasos requeridos para la entrega de resultados de negocio. Para reforzar esta visión, utilizaremos el término “programa de inversiones combinadas”. Estos programas incluyen muchos tipos de proyectos; entrenamiento, entrega de IT, marketing, cambio organizacional y rediseño de procesos de negocio. Todos estos proyectos son gestionados y controlados desde el concepto hasta el efectivo.

Segundo Fundamento: Gestión de Cartera

Las carteras son un grupo estructurado de programas de inversión seleccionados por los ejecutivos para obtener resultados de negocio definidos, mientras cumplen con estándares de riesgo y recompensa. El ejemplo clásico es una cartera de inversiones financieras que agrupa acciones, bonos y otros tipos de activos financieros dentro de una inversión combinada, ofreciendo una única tasa de rendimiento. Idealmente, la cartera puede ser seleccionada para maximizar el rendimiento para cualquier nivel de riesgo que el inversor esté dispuesto a aceptar. El riesgo de la inversión se reduce a través de la diversificación. El inversor obtiene un nuevo menú completo de opciones de inversión, en lugar de estar limitado a decisiones de compra/venta de una sola acción o categoría de inversiones.

La idea es gestionar los programas de inversión combinados de la organización como parte de una cartera que produce una corriente de beneficios, similar a los rendimientos de las inversiones. Utilizando este enfoque, la organización busca construir la mejor mezcla de cartera de programas. El Enfoque Realización de Beneficios sugiere que la cartera debería incluir inversiones que tocan todos los elementos de los sistemas de negocio, no solo IT. Específicamente, la cartera deberá estar compuesta de los programas de inversión que mezclan IT con iniciativas relacionadas del negocio.

En términos del proceso Realización de Beneficios, la cartera se enfoca en la alineación de los resultados de alto nivel de los mayores programas de inversión con los objetivos de negocio, los costos incurridos y el nivel de exposición de riesgo asociados con esos beneficios. El foco de la cartera es estratégico.

Tercer Fundamento: Gobierno del Ciclo Completo

Gobierno del ciclo completo es un proceso de gestión que va más allá de la gestión tradicional de proyectos con el fin de implantar el Enfoque Realización de Beneficios. Como la gestión de programa, se distingue por su largo plazo de tiempo que soporta la gestión del proceso Realización de Beneficios, desde la concepción de los proyectos hasta la cosecha de los beneficios – desde el concepto al efectivo. También se distingue por un proceso de compromiso progresivo de recursos donde los recursos son comprometidos a los proyectos en pequeños incrementos.

Para administrar el compromiso progresivo de recursos, el gobierno de ciclo completo emplea un conjunto definido de “puertas de etapa” puntos de decisión donde se realizan claras decisiones para continuar, modificar o cancelar programas. Las puertas de etapa están diseñadas para fomentar la búsqueda de nuevas oportunidades de beneficios a medida que cambia el entorno de negocios alrededor de un programa. También permite la gestión incremental del riesgo dado que los programas que aplican nuevas tecnologías, la empresa apuesta un paso a la vez.

Tres Condiciones Necesarias

Primera Condición Necesaria: Responsabilidad Activa

La responsabilidad debe ser asignada de manera activa para identificar claramente los sponsors de negocio de los programas de inversión para producir beneficios, como así también las personas responsables por proyectos y tareas específicas. El gobierno de ciclo completo hace a los managers de negocio claramente responsables por la entrega de los beneficios de negocio y, a los managers de IT responsables por la entrega de las herramientas correctas y las capacidades tecnológicas. Tiene que existir un fuerte foco en la destrucción del viejo enfrentamiento entre IT y el negocio. El concepto de responsabilidad activa incluye el concepto de propiedad. Por propiedad se entiende, el involucramiento continuo y activo en la gestión del programa y, aún más importante, una clara propiedad de cada uno de los resultados medibles y su asociación a los beneficios.

Segunda Condición Necesaria: Medidas Pertinentes

Los sistemas de medición deben ser ajustados para medir aquellas cosas que cuentan en el proceso Realización de Beneficios y, para entregar a las personas que son responsables la información que necesitan para tomar decisiones y actuar. El gobierno de ciclo completo requiere la medición de nuevos dominios del desempeño organizacional, yendo más allá del método tradicional de medir entradas para relacionarlas con las salidas. Las mediciones deben vincular claramente la contribución de las inversiones a los resultados, y ellas mismas deben vincularse con líneas claras de responsabilidad.

Tercera Condición Necesaria: Gestión Proactiva del Cambio

Los métodos para la administración del cambio se deben aplicar efectivamente para introducir la nueva mentalidad de Beneficios y, para soportar todas las fases del gobierno de ciclo completo. Como para la responsabilidad, se requiere un enfoque más activo para la gestión del cambio que es requerido en la organización para hacerse cargo del proceso Realización de Beneficios. Este proceso de cambio debe ser estructurado y activamente liderado por los altos ejecutivos. Este liderazgo debería ser compartido con los managers de programas y proyectos.

En próximas entradas del blog iré ampliando algunos de estos conceptos

Basado en  “The Information Paradox” por John Thorp

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