Técnicas para la Realización de Beneficios – Parte 1 | Gestión de Valor Inversiones en Tecnología

Las organizaciones se enfrentan a dos desafíos cuando implementan el Enfoque Realización de Beneficios. Estos son el diseño de programas y descubrir el valor relativo del programa. Para cumplir con estos desafíos existen dos técnicas; Modelización y Apreciación del Valor

Modelización

Soporta el diseño de programas a través del entendimiento mejorado de los vínculos entre las inversiones y el proceso de realización de los beneficios
Soporta la gestión dinámica del proceso de realización de los beneficios en el tiempo

Apreciación del Valor

Soporta la valoración y selección de programas
Soporta el manejo continuo de la cartera incluyendo los ajustes dinámicos a los programas que la componen.

Modelización

Es una técnica que ayuda en la preparación de un modelo comprensivo y exacto del proceso de realización de beneficios de la organización. Esta técnica conocida como la Cadena de Resultados, posibilita la preparación de las hojas de ruta que soportan el conocimiento y la gestión proactiva de las cuatro dimensiones de complejidad (vínculos, alcance, personas y tiempo) a través del proceso de realización de Beneficios.

La cadena de resultados se utiliza para construir modelos simples pero rigurosos de los vínculos entre los cuatro componentes del proceso de Realización de Beneficios; Resultados, Iniciativas, Contribuciones y Supuestos.

Los resultados incluyen aquellos intermedios que son necesarios pero no suficientes para conseguir el beneficio final.

Las iniciativas son las acciones que contribuyen a obtener uno o más resultados.

Las contribuciones son los roles desempeñados por los elementos de la Cadena, ambos iniciativas o resultados intermedios que contribuyen con otras iniciativas o resultados.

Las suposiciones son las hipótesis acerca de una condición necesaria para la realización de los resultados o las iniciativas pero, sobre la cual la organización tiene poco o ningún control. Las suposiciones representan riesgos que pueden significar que no se alcancen los resultados deseados. Cualquier cambio en estas suposiciones durante el curso del proceso de Realización de Beneficios nos fuerza a revisar esta hoja de ruta.

La cadena de Resultados se desarrolla a través de un proceso de entrevistas y workshops con los participantes del negocio. Este proceso genera discusión, consenso y compromiso. También desarrolla un conocimiento compartido del vínculo entre las iniciativas de TI y las iniciativas de otros elementos del sistema empresarial. El entendimiento de estos vínculos, expone el alcance y el impacto en las personas y nos permite la discusión de la dimensión del tiempo. El mayor poder es la capacidad de hacer explícitos los pensamientos implícitos, sacar a la luz las suposiciones escondidas facilitando la comunicación y posibilitando un mejor proceso de toma de decisiones.

Para ilustrar estos puntos, veremos un pequeño ejemplo de un programa para la reducción de los tiempos de procesamiento de órdenes.

La compañía decide la implementación de un nuevo sistema de procesamiento de ordenes con el objetivo de reducir el tiempo que lleva su procesamiento. Esta reducción se espera que contribuya a reducir el ciclo de proceso de la orden, como un resultado intermedio y como un resultado final se busca el incremento de ventas. Esta contribución tiene un supuesto que está basado en las quejas de los clientes acerca del tiempo de proceso y, se lo considera un argumento importante en la compra de los productos. La realidad nos indicad que una Cadena de Resultados para este caso es mucho más compleja pero la hemos simplificado para poder comprender el funcionamiento.

En el proceso de la Realización de Beneficios, este modelo será el punto de partida para descubrir otras iniciativas tales como la re-ingeniería de los procesos en sí mismos. La suposición final acerca del impacto del tiempo de entrega en las ventas también debe ser probada. Otras iniciativas que también se podrían incluir son las necesidades de entrenamiento, los cambios de las instalaciones físicas, la definición de los nuevos roles y responsabilidades y el diseño de un nuevo sistema de recompensas.

La Cadena de Resultados es un modelo viviente del proceso de Realización de Beneficios. Es viviente en el sentido que debe ser constantemente revisado y ajustado para reflejar los impactos de los cambios en el tiempo en los programas de inversión y en el entorno empresarial.

Como un ejemplo más elaborado, podemos aplicar la Cadena de Valor al marco de referencia del ITGI (IT Governence Institute) Val IT 2.0 en su práctica de Valor individual de las inversiones quedándonos el siguiente mapa;