Val IT 2.0 – El desarrollo del Caso de Negocio

El ciclo completo del desarrollo y mantenimiento del caso de negocio, está totalmente explicado en el dominio de Val IT Gestión de Inversiones (IM), los procesos involucrados son:

  • IM1 – Desarrollar y evaluar un programa inicial del concepto del caso de negocio
  • IM2 – Comprender el programa candidato y las opciones de implementación
  • IM3 – Desarrollar el plan del programa
  • IM4 – Desarrollar los costos y beneficios del ciclo de vida completo
  • IM5 – Desarrollar el caso de negocio detallado del programa candidato
  • IM8 – Actualizar el caso de negocio

Hay que destacar que estos procesos están presentados en una forma estructurada y secuencial. En la práctica, muchas de estas actividades se pueden organizar en paralelo o en la forma que resulte mejor para la estructura y cultura de la organización.

Desarrollo del caso de negocio (IM1 a IM5)

Los cinco primeros procesos en la gestión de inversiones, tratan acerca de las oportunidades de nuevas inversiones en la organización (IM1), el desarrollo del caso de negocio detallado (IM5) para las oportunidades aprobadas, incluyendo los análisis de los cursos de acción alternativos (IM2), la definición de los planes de programa detallados (IM3) y el análisis de los costos y beneficios (IM4). Basado en este análisis, se entrega el caso de negocio (IM5), incluyendo todos los aspectos tratados en los pasos anteriores (IM1 a IM4).

Manteniendo el caso de negocio actualizado (IM8)

Una vez que se han seleccionado los programas de inversión, el caso de negocio debería mantenerse actualizado a través de todo el ciclo de vida económico de la inversión. Esto debería realizarse como una preparación para las revisiones de estado o, cuando existe algún cambio que puede afectar los costos/beneficios proyectados para el programa, incluyendo cuando cambian los supuestos o los riesgos debido a cambios de la estrategia, la forma en que funciona la organización, o debido al entorno exterior.

Como muestra la figura, el proceso del desarrollo del caso de negocio no opera en el vacío. El ciclo de desarrollo del caso de negocio es altamente dependiente en las entradas y salidas de otros procesos de la gestión de valor como PM1 – Establecer la dirección estratégica y la mezcla de inversiones objetivo y, provee de entradas a procesos como PM4 – Evaluar y seleccionar programas. También provee y recibe entradas y salidas para los procesos relacionados de CobiT y Risk IT.

Una sola medida no sirve para todos – Ajustando el enfoque para diferentes escenarios de inversión

Este enfoque para el desarrollo del caso de negocio, debería ser seguido para todas o la mayoría de las inversiones, en cada escenario habrá diferencias en el énfasis y el rigor del nivel de detalle. Estas diferencias serán impulsadas en su gran mayoría por una (o una combinación) de las siguientes características:

1 – Cultura de la Empresa

  • Ubicación geográfica
  • Industria
  • Estilo de liderazgo

2- Naturaleza de la Empresa

  • Sector privado
  • Sector público o sin fines de lucro

3- Dimensión de la Empresa

  • Grandes
  • Pequeñas y Medianas

4- Naturaleza de la Inversión

Grados de Libertad

  • Discrecionales
  • No Discrecionales

Tipo de Inversión

  • Transaccional
  • Informacional
  • Transformacional
  • Infraestrutura

Cada una de estas características puede ayudar a definir que enfoque, y nivel de rigurosidad puede ser apropiado para el desarrollo del caso de negocio. La cultura, es muy específica a la ubicación geográfica, industria y estilo de liderazgo, y muy amplia en términos de su impacto. Existirán diferentes grados de tolerancia en cuanto al rigor del análisis del proceso de toma de decisiones, el nivel de documentación y los análisis de desempeño. Mientras que el objetivo de mejorar los casos de negocio puede ser cambiar la cultura, el desafío no debe ser subestimado. Se deben fijar objetivos realistas y alcanzables, soportados por un enfoque práctico y pragmático.

En la tabla más abajo, se tratan las características 2,3, y 4 contra un número de dimensiones del caso de negocio, incluyendo el énfasis en el valor (beneficios, costos, riesgos), consideraciones del valor (financieras, no financieras, costos, alineamiento estratégico), rigurosidad del análisis (alto, medio, bajo) y el nivel de detalle de la documentación (alta, media, baja). El propósito de esta discusión es ilustrar la necesidad de ajustar el enfoque del desarrollo del caso de negocio de acuerdo a las condiciones específicas y del contexto. Por lo tanto, la siguiente información debe considerarse como un punto de partida (no como un modelo estricto) para posicionarse en las situaciones especificas de cada organización.

La naturaleza de la empresa (privada/pública) influenciará el énfasis y las consideraciones acera del valor dentro del caso de negocio. Mientras que las empresas privadas se enfocaran más en los beneficios financieros y resultados, las empresas públicas y las sin fines de lucro estarán más orientadas a los resultados no financieros y la entrega de servicio. Estos beneficios no financieros, y muchas veces más intangibles, en las inversiones de las empresas públicas incrementan fuertemente su complejidad, requiriendo un mayor rigor en el análisis y la documentación.

En cuanto a la dimensión, se puede esperar que las pequeñas y medianas empresas requieran menos rigor en la documentación porque, la obtención de compromisos y la comunicación tiende a ser menos compleja, y son menores los recursos disponibles para desarrollar y mantener casos de negocio muy detallados. El fuerte vinculo de las grandes corporaciones con los resultados estratégicos demanda un mayor nivel de análisis, para asegurarse que los beneficios son claros y alcanzables con planes de realización que se desarrollan para llegar a obtener los objetivos de largo plazo.

La naturaleza de la inversión impacta el grado de libertad en la decisión de realizarla. Para las inversiones no discrecionales, se necesita menor rigor para la documentación porque estas inversiones deben realizarse por motivos de regulaciones. Por supuesto, las justificaciones deberían encontrar beneficios adicionales, si es que se pueden realizar sin introducir mayores o excesivos costos. En las inversiones discrecionales es muy importante el cálculo de su valor relativo para permitir una selección de optimización por valor, por lo tanto necesitan de un mayor nivel de análisis.

Dentro del grupo de inversiones discrecionales pueden existir;

  • Transaccional – Típicamente focalizadas en reducción de costos o mejora de eficiencia (automatización), muchas veces requieren pocos programas de cambio empresario y menor rigor en la documentación.
  • Informacional – Focalizadas en construir aplicaciones que brindan información para la gestión y control de la empresa.
  • Transformacional – Focalizadas en transformar el negocio, necesitan una clara definición de los resultado de negocio y todas las iniciativas necesarias para alcanzar los resultados. Implican un alto rigor del análisis y la documentación.
  • Infraestructura – La mayoría de las veces puede ser muy difícil mostrar los beneficios directos de negocio; entonces los casos de negocio se enfocan típicamente en costos y riesgos, necesitan un alto nivel de análisis y documentación para demostrar como la inversión contribuirá a la creación o sostenimiento de valor en servicios existentes o planeados y la evaluación del riesgo de no hacer nada.
Característica Énfasis en Valor Consideraciones del Valor Rigor del Análisis (A,M, B) Documen-tación

(A, M, B)

Naturaleza de la Empresa;
Privada Beneficios Resultados Financieros y no financieros M M
Pública Riesgos Entrega de servicio y no financieros A-M A-M
Dimensión
Grandes Beneficios Fuerte vinculo con objetivos estratégicos A M
Pequeñas y Medianas Costos Fuerte vínculo con resultados para los interesados clave M B
Naturaleza de la Inversión
Discrecional Beneficios El valor es un tema importante de selección A M
No Discrecional Costos Considerar beneficios adicionales si no introducen costos excesivos M B
Tipo de Inversión
Transaccional Costos Reducir costos y mejoras M B
Informacional Beneficios Como se utilizará la información para crear y sostener valor M M
Transformacional Beneficios Claridad de los resultados y las iniciativas de negocio A A
Infraestructura Costos Cómo contribuyen a la creación y sostenimiento de valor. Qué ocurre si no se hace A A

Fuente: ISACA Val IT 2.0 The Business Case Guide

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