Val IT 2.0 – El caso de negocio en detalle – Parte 3

Continuando con el análisis de las prácticas de Val IT 2.0 para el desarrollo en detalle del caso de negocio, en esta entrada veremos cómo se desarrolla en detalle la práctica IM 4;

IM 4 – Desarrollo de los costos y beneficios del ciclo de vida completo

IM 4.1 – Identificar los costos y beneficios del ciclo de vida completo

Prepara un presupuesto del programa que refleje los costos económicos del ciclo de vida completo y los beneficios económicos y no económicos asociados.

Qué se debe hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Preparar el presupuesto del programa Sponsor de Negocio Gerente de Programa

Cómo Hacerlo

  • Basado en la cadena de resultados (iniciativas, resultados intermedios y resultados finales) y en las prácticas financieras de la organización (por ejemplo; estándares de informes, costo de oportunidad, costeo de operaciones), detallar los beneficios de negocio y como esos beneficios (cuantitativos y cualitativos), supuesto, métricas y otros indicadores deben ser medidos para la realización de beneficios
  • Definir una visión de los costos totales técnicos, de operación y las capacidades del negocio (actuales y futuros – CAPEX y OPEX)
    • Activos
    • Carga de trabajo/costos de implementación (diseño, construcción, pruebas, integración, entrenamiento, puesta en producción)
    • Costos del cambio en el negocio (entrenamiento, rediseño de procesos, comunicación, ajuste de la estructura)
    • Carga de trabajo para el negocio y operaciones para obtener los beneficios
    • Documentar los costos y los beneficios para todo el ciclo de vida completo (incluyendo los flujos de fondo de entrada y salida)

Algunas técnicas y herramientas típicas que se pueden utilizar;

  • Balanced Score Card de negocio
  • Retorno sobre la inversión (ROI), valor presente de negocio
  • Definiciones de TCO (Costo total de propiedad)
  • Registro de los costos beneficios

IM 4.2 – Desarrollar un plan de realización de beneficios

Para cada resultado clave, identificar y documentar la actual línea de base, el desempeño objetivo que se quiere alcanzar y el método para medir cada resultado.

Identificar y aceptar la responsabilidad para realizar los beneficios, la planificar el tiempo estimado de entrega y el proceso de monitoreo, que deben incluir; un registro detallado de los beneficios, junto a la explicación de los riesgos que pueden estar amenazando el logro de cada uno de los resultados y como se mitigaran esos riesgos.

Qué Hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Determinar el método de medición de los resultados Sponsor de Negocio Gerente de Programa
Identificar y documentar la base actual y el objetivo Sponsor de Negocio Gerente de Programa
Identificar las responsabilidades para alcanzar los resultados Sponsor de Negocio Gerente de Programa
Identificar los riesgos y las acciones de mitigación Sponsor de Negocio Gerente de Programa

Cómo Hacerlo

  • Extraer de la cadena de resultados todos los resultados intermedios que permiten obtener los resultados finales
  • Traducir cada resultado y beneficio de negocio en indicadores claves de objetivo (KGI)
  • Identificar los riesgos potenciales por cada resultado y aceptar como se mitigará
  • Definir los indicadores claves de riesgo y las métricas para su seguimiento continuo
  • Determinar las líneas de tiempo realistas para alcanzar los resultados intermedios y los finales. Asegurarse que los resultados finales serán obtenidos en una escala de tiempo aceptable. Los resultados intermedios serán un evento que indica el éxito del programa hacia la realización de los beneficios
  • Obtener el compromiso del sponsor de negocio y de la gestión del negocio para cada uno de los indicadores clave de desempeño y sus métricas correspondientes.

IM 4.3 – Ejecutar revisiones y obtener aprobaciones

Consultar a cada uno de los interesados y obtener su consenso acerca de los beneficios sobre los cuales ellos aceptarán su responsabilidad.

Integrar todos los descubrimientos y testear la consistencia y coherencia.

Enviar al sponsor de negocio los costos, beneficios y el plan de realización de beneficios para su revisión, refinamiento y firma.

Qué Hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Enviar el presupuesto y el plan de realización de beneficios para su aprobación Sponsor de Negocio Gerente de Programa

Cómo Hacerlo

  • Enviar formalmente el programa al sponsor de negocio y la gestión del negocio
  • Si es necesario, refinar los planes con la retroalimentación recibida
  • Obtener la propiedad del sponsor de negocio y los ejecutivos para el programa y el plan de realización de beneficios.

Algunas técnicas y herramientas típicas que se pueden utilizar;

  • Cadena de Resultados
  • Plan de realización de beneficios

En entradas posteriores continuaremos analizando las prácticas de Val IT 2.0 para la construcción del caso de negocio

Fuente: Val IT 2.0 The Business Case Guide

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