Val IT 2.0 – El caso de negocio en detalle – Final

Continuando con el análisis de las prácticas de Val IT 2.0 para el desarrollo en detalle del caso de negocio, en esta entrada veremos cómo se desarrolla en detalle las prácticas IM 5 – Desarrollar el caso de Negocio en detalle e IM 8 – Actualizar el caso de negocio;

IM 5 – Desarrollar el caso de negocio candidato en detalle

IM 5.1 – Desarrollar el caso de negocio candidato en detalle

Prepara un caso de negocio comprensible y completo para el programa candidato. El caso de negocio debe incluir un resumen ejecutivo, un descripción del propósito del programa, los objetivos, el enfoque y el alcance, las dependencias del programa, los riesgos y los hitos, los cambios organizacionales, un aseguramiento relativo del valor y un plan de programa.

El aseguramiento del valor del programa debe incluir los costos y beneficios del ciclo de vida económico completo, ambos financieros y no financieros, el valor que será creado y la tasa de retorno que se visualiza, el alineamiento estratégico, la entrega de los beneficios y sus riesgos, una calificación del programa asegurada por el sponsor de negocio y los supuestos clave.

El plan de programa debe incluir los planes de proyecto para los componentes, un plan de realización de beneficios, el enfoque hacia los riesgos y la gestión del cambio y la estructura de gobierno del programa y sus controles.

Qué se debe hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Confirmar que todos los elementos del caso de negocio han sido preparados en el formato apropiado y que son consistentes y completos Sponsor de Negocio Gerente de Programa
Documentar el caso de negocio para el programa Sponsor de Negocio Gerente de Programa
Verificar la factibilidad final enfocándose en la revisión de los beneficios, costos y riesgos Sponsor de Negocio Gerente de Programa

Cómo Hacerlo

  • Verificar que todos los ingresos se reciben de acuerdo a los requerimientos del caso de negocio (revisión de completitud).
  • Verificar la consistencia y calidad de todos los elementos del caso de negocio.
  • Realizar un análisis de sensibilidad del caso de negocio variando los supuestos.
  • Verificar que la información presentada en el caso de negocio es relevante y específica para el programa presentado.
  • Considerar, cuando sea apropiado, comparativas, revisión de colegas, segundas opiniones para asegurar la calidad del caso de negocio.
  • Verificar la calidad del caso de negocio con el Sponsor de Negocio.

Algunas técnicas y herramientas típicas que se pueden utilizar;

  • Comparaciones y revisiones de colegas
  • Template de caso de negocio

IM 5.2 – Asignar clara responsabilidad y propiedad

Responsabilidad para alcanzar los beneficios, controlar los costos, gestionar los riesgos, y coordinar las actividades y las interdependencias de múltiples proyectos. Esta responsabilidad debe ser claramente asignada y sin ambigüedades.

Cuando se asigna la responsabilidad, esta debe ser aceptada; tienen que existir un mandato claro y su alcance, la persona que recibe la responsabilidad tiene que tener la suficiente autoridad para actuar, requiere que tenga las competencias adecuadas, que pueda medir los recursos, establezca líneas claras de responsables y que entienda los derechos y obligaciones junto a las métricas relevantes de desempeño.

Qué Hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Confirmar que se asigna la responsabilidad adecuada Sponsor de Negocio Gerente de Negocio

Cómo Hacerlo

  • Asegurarse que los dueños de los beneficios, costos, riesgos e interdependencias del programa tienen el nivel adecuado en la organización, por ejemplo, por lo menos son dueños del presupuesto.
  • Para todos los costos y beneficios definidos en el programa, asignar nombres y funciones específicas.
  • Para realizar la propiedad de los costos, analizar si se aplica la asignación de esos cargos de manera tal que la propiedad es gestionada claramente.
  • Para soportar las actividades de la propiedad de la realización de beneficios, esclarecer los impactos en los objetivos del negocio y esclarecer las métricas que pueden ocurrir cuando se realice el programa (de esa manera el Sponsor de negocio puede ser responsable para alcanzar esos objetivos).
  • Para poder gestionar la incertidumbre, asegurarse que se asigna una propiedad clara sobre los riesgos y que esta es aceptada.

IM 5.3 – Ejecutar revisiones y obtener aprobaciones

Cuando se ha completado el caso de negocio y se han aceptado la responsabilidad y la propiedad, el CIO debe aprobar los aspectos técnicos del programa.

El Sponsor de Negocio debe aprobar el caso de negocio.

Qué Hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Asegurar los aspectos técnicos y obtener las firmas necesarias Sponsor de Negocio Gerente de Programa

Cómo Hacerlo

  • Si es necesario obtener revisiones de terceros.
  • Obtener las firmas de todas las partes involucradas tanto de negocio como de TI.
  • Crear la versión final de caso de negocio y enviarlo para su aprobación.

IM 8.1 – Actualizar el caso de negocio

Actualizar el caso de negocio a través del ciclo de vida económico completo para reflejar el estado actual del programa.

Esto debe realizarse en preparación para las revisiones, o cuando hay un cambio que afecte los costos y/o beneficios del programa, incluyendo cuando cambian los riesgos o supuestos debido a cambios de estrategia o funciones de la organización o por el entorno externo.

Qué Hacer

Tarea Responsabilidad Responsable Primario
Actualizar el caso de negocio para reflejar la situación actual Sponsor de Negocio Gerente de Programa

Cómo Hacerlo

  • Asegurarse que las actividades del caso de negocio serán actualizadas en un intervalo de tiempo predefinido en el proceso de gestión de la cartera.
  • En forma independiente de las revisiones;
    • Incorporar los desvíos desde la planificación original de los costos, riesgos y beneficios.
    • Monitorear, y si es aplicable, ajustar el caso de negocio basado en los cambios internos (cambios de estrategia) y externos (competencia).
    • Mantener la propiedad del caso de negocio luego de cada ajuste.
    • Verificar proactivamente el impacto de las actualizaciones en la cartera completa.
    • Capturar las lecciones aprendidas para mejoramiento futuro de la gestión de programas y cartera.

Fuente: Val IT 2.0 The Business Case Guide

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