Estado global del gobierno de TI Empresarial

El IT Governance Institute junto a ISACA han liberado su informe; Global Status Report on the Governance of Enterprise IT del 2011. En este informe presentan el resultado de las entrevistas realizadas a 834 personas representado a 21 países y 10 industrias diferentes, la distribución geográfica de los encuestas es; 32 % – USA, 25 % – Asia, 25 % – Europa Occidental, 8% – Europa Oriental, 5 % – América del Sur, 3 % – Oceanía y 2% – África. Se entrevistaron perfiles tanto de negocio (CEO, CMO, COO) y de TI (CIO, CTO, jefes de TI).

Una conclusión del reporte me ha llamado mucho la atención; 1 de cada 5 entrevistados considera que los beneficios del uso por los empleados de las redes sociales no superan los riesgos.

Cada vez que leo estas conclusiones me pregunto; ¿por qué las empresas consideran que los empleados no son personas que tienen vida social?, ¿vamos a seguir creyendo que por utilizar las redes sociales en la empresa perdemos productividad?

La productividad de los empleados no viene por la cantidad de horas que estén sentados en una silla desarrollando tareas sino que, viene por la inteligencia con la que desarrollan esas tareas, hace mucho tiempo que superamos las teorías de management de Taylor y Fayol y el control de tiempos de las tareas y sus procesos.

Todos aquellos que utilizamos las redes sociales nos damos cuenta que a través de ellas, logramos tener mejor servicio de las empresas de las que somos usuarios, hoy son unas pocas como muestra la encuesta que tienen un pensamiento contrario a la mayoría. Personalmente creo que son las que ganaran en el mediano y largo plazo.

Considero que es una ilusión pensar que en la empresa las personas no destinaran tiempo a resolver sus cuestiones personales. En lugar de evitar que lo hagan – si estamos muy preocupados por la productividad – debemos darles las herramientas para que lo puedan hacer con la mayor flexibilidad y rapidez posible, hoy esas herramientas pasan por la nube y las redes sociales. Solo para dar un ejemplo, hoy se tiene una respuesta más rápida a través de mensajes directos de twetter que llamando a un call center o accediendo a las áreas de soporte en la web de algunas empresas de telefonía celular.

Entonces dos conclusiones personales;

  1. Como organización, desarrolle su presencia en las redes sociales, ahí están las personas que son nuestros actuales y futuros clientes, los competidores que lo hicieron nos están ganando.
  2. No niegue está posibilidad a los empleados – como los directivos también son personas con vida social – los beneficios siempre son mayores a los riesgos, construya un caso de negocio y/o analice la productividad desde la visión de la inteligencia en el desarrollo de tareas y procesos y se dará cuenta de estos beneficios; con las personas de la organización y con sus clientes.

Otro aspecto que me ha llamado la atención es la falta de cualquier mención a la problemática de las tendencias actuales del consumerismo de TI y la movilidad. Estas dos tendencias impactan fuertemente los modelos de gobierno corporativo – en particular el de TI – y se relacionan claramente con la utilización de redes sociales y las tendencias de los gustos de los clientes.

También se habla que la creación de valor de las inversiones en TI es una de las dimensiones más importantes de la contribución de TI pero, cuando se llega a la realidad, se sigue hablando de control de costos a través de 3 iniciativas; menos personal contratado, menos personal propio y consolidación de infraestructura. Estas son iniciativas que solamente tienen el efecto de reducir el presupuesto en un porcentaje determinado y a lo bruto. En su lugar – si hablamos del valor generado – tenemos que gestionar esas inversiones como una cartera de inversiones dinámica, para todas aquellas inversiones que no logran sus objetivos prometidos, hay que dejar de invertir en ellas y no reducir su costo. Esto significa darlas de baja definitivamente y liberar esos fondos para financiar iniciativas que contribuyen a la generación de valor.

El ejemplo más claro lo podemos ver con la consolidación de la infraestructura, a primera vista consolidar parece reducir costos pero, si no analizo si lo que quiero consolidar contribuyó alguna vez y/o contribuirá en algún momento a la generación de valor, es posible que este consolidando servicios que no debería estar entregando.

A continuación las conclusiones clave del informe;

  • Lo bueno y no tan bueno.
    La creación de valor de las inversiones en TI es una de las dimensiones más importantes de la contribución de TI al negocio (mencionado por más de 9 de 10 entrevistados). Pero existen algunos desafíos; los costos en crecimiento de TI y la cantidad de personal insuficiente de TI son los temas más comunes experimentados por los encuestados en los últimos 12 meses.
  • TI líder o seguidor.
    Existe una correlación entre la posición del jefe de TI en la jerarquía de la organización y la naturaleza proactiva del departamento de TI. El 70% de los entrevistados mencionó que el jefe de TI es miembro del equipo ejecutivo, pero este número se incrementa al 80% para aquellas organizaciones donde TI ejerce un rol proactivo.
  • Foco en el gobierno.
    El gobierno de TI corporativo es una prioridad en la mayoría de las organizaciones – solo 5% considero que no es importante. Dos tercios de los encuestados tienen actividades de gobierno implementadas siendo las más comunes; el uso de políticas y estándares de TI y la utilización de procesos definidos y gestionados en TI.
    El principal impulsor de las actividades de gobierno es asegurar que la funcionalidad de TI está alineada al negocio. Los resultados más comunes son la mejora en la gestión de los riesgos asociados con TI y, la relación y comunicación de TI con el negocio.
  • Externalizando.
    La externalización prevalece en el consejo de administración, especialmente en las grandes empresas y aquellas donde TI se considera importante o muy importante en la entrega de la estrategia o visión.
  • Días nublados.
    Los encuestados han respondido que sus cabezas se encuentran en la nube. 60% utiliza o planea utilizar la nube para los servicios de TI que no son de misión crítica, y más del 40% lo piensa hacer para los sistemas de misión crítica. En las empresas que no tienen planes para la utilización de los servicios en la nube los principales motivos son; privacidad de los datos y seguridad.
  • Controlando los gastos.
    La crisis económica global tuvo su efecto sobre las actividades de TI, las iniciativas de respuesta principales son; Reducción de personal contratado, reducción de personal propio y consolidación de la infraestructura.
  • Redes sociales.
    El uso de Facebook o Twitter en el trabajo no tiene alta prioridad; solo 1 de 5 encuestados cree que los beneficios de que los empleados utilicen las redes sociales supera los riesgos.

Conclusiones y Recomendaciones

Existen grandes oportunidades en muchas organizaciones para que TI tome un rol más proactivo.

Esto se puede realizar utilizando mecanismos como comités de Gobierno de TI, un cambio de estructura que ponga énfasis en la gestión de las relaciones con el negocio, procesos estandarizados para juntar efectivamente la demanda del negocio con la oferta de servicios de TI.

La innovación de TI ofrece amplias oportunidades para que TI juegue este rol proactivo. Un ejemplo es la utilización de procesos de gestión de inversiones que pueden asegurar un balance adecuado entre la innovación de TI y las iniciativas de la operación día a día del negocio.

Los posibilitadores correctos de gobierno pueden asegurar la transparencia entre la demanda y la oferta de TI, y facilitar el proceso de decisión acerca de la demanda y la priorización en la búsqueda de la entrega de valor en la organización.

Las iniciativas de gobierno de TI deben tener una visión completa y balanceada de las 5 áreas de foco del gobierno (de acuerdo a COBIT); alineamiento estratégico, gestión de riesgos, entrega de valor, gestión de recursos y gestión de desempeño. Durante una crisis económica, donde el foco es la reducción de costos, el gobierno efectivo puede asegurar que este foco se mantiene balanceado con la visión en las inversiones que pueden generar estas reducciones y que son en última instancia autofinanciadas.

El gobierno efectivo de TI puede ayudar a mejorar las tasas de éxito de los proyectos, haciendo frente a la forma en que los proyectos son seleccionados y aprobados, y la forma en que son supervisados y gobernados una vez que está en ejecución.

La implementación efectiva del gobierno depende de varios factores; gestión del cambio, comunicación, alcance correcto e identificación de los objetivos a lograr.

La externalización puede crear beneficios importantes, con el foco correcto de gobierno. Las organizaciones que utilizan la externalización son más propensas a que TI tenga un rol proactivo y una mejor percepción del nivel de servicio de TI, asimismo tienen una chance más baja de experimentar problemas de falta de personal.

El gobierno de TI puede ayudar en la adopción de las tecnologías emergentes como computación en la nube. Más de un tercio de los encuestados mencionaron una importante infraestructura legada como el inhibidor de sus planes de computación en la nube. La planificación de cómo estas inversiones serán gestionadas y retiradas en el tiempo necesita la involucración de muchos interesados, estableciendo un proceso claro de decisión basado en el gobierno de TI, se pueden delinear las responsabilidades de estos interesados.

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