Hablando del Canto de la Sirena y los Proyectos ERP

Sobre el final de la entrada de John Thorp, El Canto de Certidumbre de la Sirena, dice: “Conocemos el problema, tenemos las herramientas para tratarlo – lo que todavía nos falta es el apetito y el compromiso para hacerlo”.

Estas palabras fue lo primero que vino a mi cabeza luego de leer el informe de Panorama Consulting Group acerca de los resultados del mercado de aplicaciones ERP para el segmento de Pequeñas y Medianas Empresas.

Una mirada a las estadísticas de proyectos ERP en el año 2010 nos dice que;

El 61,1 % de los proyectos duraron más de lo planeado, el 74,1 % de los proyectos costaron más de lo presupuestado, y en el 48% de los proyectos no se pudieron realizar más allá del 50% de los beneficios prometidos.

Estos números me recuerdan la ley de TI que popularizó Don Peppers y que circula entre la gente de Marketing;

“No importa lo que te digan en TI, saldrá el doble, tardará el doble y te entregarán la mitad de lo prometido

Nada parece más real en los casos de los ‘proyectos’ ERP, los números y juicios a que se enfrentan los proveedores de este mercado así parecen demostrarlo.

Si analizamos la distribución del mercado para esta encuesta, vemos que el 56% de las instalaciones son herramientas de Oracle, SAP y Microsoft que vienen de la mano de un conjunto de grandes empresas de consultoría que son las que se encargan de personalizar el ‘proyecto’.

Son muchas las herramientas con las que contamos en la industria de TI para poder lograr Programas de Cambio Empresarial que se entreguen en tiempo, dentro de los presupuestos y que realicen los beneficios prometidos, es cuestión que todas estas empresas – muchas de las cuales nos venden esas propias herramientas – las comience a utilizar en la planificación.

Si dejamos de hablar de proyectos de tecnología ERP y comprendemos que lo que estamos realizando son programas de cambio empresarial que deben tener en cuenta 4 aspectos; el comportamiento de las personas, los procesos, la estructura y la tecnología, muy posiblemente las encuestas no deberían seguir confirmando la ley de TI.

Una consideración aparte merecen los números de la realización de beneficios prometidos.

Muchas veces cuando vamos a analizar los beneficios de un programa de cambio, aparecen los proveedores con estudios de grandes consultores que dicen que sus soluciones tiene un ROI de por lo menos el 700 %, como diría un CFO, por favor seamos reales y comprendamos que esos ROI no existen y no son posibles de verificar en la realidad tal cual nos muestra esta pequeña encuesta de 185 empresas que dicen no poder realizar más allá del 50% de lo prometido.

Tenemos herramientas que nos permiten realizar un análisis de asignación y responsables de los beneficios, no confiemos en la información de los “White Papers” pidámosle a nuestros proveedores y consultores asociados que realicen un análisis real de los beneficios en mi organización y cuál es el plan de realización, si queremos saber si realmente esos beneficios prometidos pueden ser realizados, pidámosle al proveedor que la forma de pago del programa sea de acuerdo al cumplimiento del plan de beneficios y no el cumplimiento de hitos de entrega de etapas, no creo que haga falta que les comente cuál será la respuesta.

Otro de los resultados de la encuesta dice que en el 70% de los casos el módulo que se implantó fue el ‘Financiero’ y en este punto está claro que no se puede realizar sin la participación activa de la gente del área. En la encuesta no queda muy claro si en estas 185 empresas el CIO – si es que lo tienen – depende del CFO. Resultaría interesante conocer este punto ya que los números mundiales dicen que, en el 50% de las organizaciones, el CIO depende del CFO y en estas organizaciones es claro que TI es considerada un área de servicio cuyo costo tiene que ser minimizado pero, como parece surgir de estos números, no pueden gestionar eficazmente sus propios proyectos, ¿podrán gestionar eficazmente el resto de los servicios de TI?

Mucho se habla acerca del rol de TI en una organización y su dependencia, este es un claro ejemplo de la necesidad de contar en una empresa con personas con conocimientos de técnicas y herramientas para la gestión de programas de cambio empresarial, y que no siempre se puede confiar en las planificaciones de los consultores externos y los proveedores de la industria de TI.

No se puede seguir utilizando la excusa del cambio cultural y/o la reducción de presupuesto y/o la crisis financiera.

Seguimos hablando de la resistencia de las personas a ese cambio como uno de los factores principales del fracaso de los programas, tenemos que gestionar el proceso de cambio y para ello existen los conocimientos, solo hay que encontrarlos en las propias personas de la organización y tener el apetito para implantarlos. Solo confiar en lo que nos dicen los proveedores de las herramientas ERP parece que es un camino que nos lleva a cumplir a la ley de TI.

La métrica de período de repago hay que leerla con mucho cuidado porque si no cumplo con los beneficios prometidos ¿cómo puedo decir que estoy repagando la inversión?

El caso de los proyectos de herramientas del mercado ERP es un claro ejemplo del Canto de Certidumbre de la Sirena.

Finalmente podemos decir que con solo aplicar en forma efectiva los principios del Gobierno Corporativo de TI, considerando que TI es un activo más que debe gestionarse y realizando las preguntas adecuadas de Dirección, Evaluación y Supervisión, todos estos casos de fracaso de implantación de proyectos se podrían haber evitado o minimizado.

Es hora que demos el primer paso en este viaje que nos lleve a dejar de cumplir la ley de TI – tenemos los conocimientos y las herramientas – los que debemos dar ese paso somos los profesionales de TI, si nosotros no lo hacemos, alguien lo hará por nosotros y no creo que nos favorezca.

Panorama Consulting Group ha desarrollado este informe para investigar los efectos de las dificultades económicas en el mercado ERP. Durante 6 meses, de junio a diciembre del 2010, la encuesta estuvo disponible para ser contestada y lograron 185 respuestas de 57 países diferentes. 30% de USA y el resto de todo el mundo y de varias industrias.

Algunos resultados fueron;

Implantación

Tipo de Implantación

Porcentaje

En instalaciones internas

59 %

Con hosting externo

24 %

En modalidad software como servicio (Saas)

17 %

Estadísticas de Proyecto

Métrica

2010

2009

Costo del Proyecto

U$ 5,48 millones

U$ 6,2 millones

Duración del Proyecto

14,3 meses

18,4 meses

Periodo de Repago

2,5 años

2,7 años

% Costo/Ingresos

4,1 %

6,9 %

Factor de Riesgo

2010

2009

Duró más tiempo de lo planeado

61,1 %

35,5 %

Costó más de lo presupuestado

74,1 %

51,4 %

Realización de beneficios menor a 50%

48 %

67 %

Una de las razones para el significante aumento de estos números, puede ser que las compañías están tratando de reducir los presupuestos tanto como pueden antes de la implantación. Desgraciadamente los ejecutivos suelen subestimar el costo de un proyecto ERP y no se dan cuenta que las implantaciones muy a menudo se dividen en varios años e involucra un esfuerzo y cambio en toda la organización que nunca termina.

Realización de Beneficios

Porcentaje de Realización de Beneficios

Porcentaje

0 – 30

21 %

31 – 50

27 %

51 – 80

27 %

81 – 100

15 %

Si comparamos los resultados del 2010 contra el 2009, podemos decir que hubo un aumento significativo en la realización de los beneficios prometidos al momento de vender el proyecto. En 2009 el 67% de los encuestados indico que había recibido menos del 50% de los beneficios. Si analizamos bien estos números, encontraremos que casi la mitad de los proyectos no llegan a realizar ni el 50% de los beneficios prometidos y solamente un 15% declara cumplir más del 80% de los beneficios prometidos.

Distribución de Proveedores

Proveedor

Porcentaje

Oracle

22 %

SAP

19 %

Microsoft Business Solutions

14 %

ABAS Software

5 %

Activant Solutions – Epicor – IFS – Lawson – Unit 4

4 %

Predicciones para el 2011

  1. Gestión de riesgo y mitigación.
  2. Foco creciente en la gestión del cambio organizacional
  3. Mayor necesidad de casos de negocios, análisis de retorno dela inversión y realización de beneficios
  4. Juicios y proyectos cancelados debido al crecimiento de la tasa de fracasos
  5. Consolidación de proveedores
  6. Adopción del modelo SaaS en Pequeñas y medianas empresas
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