La precisión cuenta a la hora de determinar el TCO

Estuve leyendo una entrada del blog de Ann All en ITBusinessEdge que sostiene que para ganarse la confianza de un CFO, los CIO deben olvidar el término ROI y hablar con ellos en términos de TCO (Costo Total de Propiedad) de los proyectos de IT.

No salgo de mi asombro cuando leo estos consejos ya que gracias a estos, las áreas de IT seguimos teniendo una falta de comunicación con la organización porque en lugar de hablar en términos que el negocio entiende, hablamos en los términos de Tecnología, en particular hablamos como le conviene a la industria de IT.

Asimismo hablar en estos términos vuelve a condenar a IT a ser un área solo percibida como un centro de costos y, por lo tanto, su única labor en la organización es reducir costos. Creo que Ann debería leer un poco más acerca del poder transformador de la tecnología.

Los ejemplos citados de reducciones de costos muestran como IT es la propia generadora de sus problemas de costos. Citan como una gran reducción de costos que 1-800-Flowers.com está generando una base de datos única de clientes para sus 16 marcas. ¿No deberían haber planificado la arquitectura de sistemas para que esto no ocurra en primer lugar? ¿No es este un ejemplo de una mala definición de IT en sus soluciones? Este tipo de situaciones siguen mostrando el divorcio de IT con las organizaciones, para cualquier negocio el cliente es uno, ¡para IT y sus proveedores son 16 bases de datos diferentes!

En el otro ejemplo mencionan el acceso a documentos expirados en DuPont, ¿No debería el sistema no mostrarlos si están expirados?

En estos ejemplos nos muestran como el término TCO, nos puede llevar a que estemos cometiendo el  error de justificar que gastamos menos en un proyecto de IT que no tiene ningún valor de negocio. Lo que deberíamos estar haciendo es ¡no invertir ni un solo peso en él!

La reiterada mención de PROYECTOS de IT muestra que seguimos creyendo que la tecnología en si misma tiene valor para una organización,  el valor de IT en la organización viene por la forma en que se aplica la tecnología para trasformar los procesos, por lo tanto los proyectos son de negocio donde la tecnología es una parte de él.

La última recomendación de la entrada es realmente una carta de defunción para cualquier proyecto de IT, nos recomiendan que sobreestimemos los costos para después ¡mostrar que gastamos menos! Simplemente nos recomiendan la MENTIRA como forma de estimación. Creo que esta recomendación lo único que hará es ponernos en la lista de despedidos.

Esta es una clara demostración de adonde nos lleva la industria de IT en su preocupación por cumplir con sus metas comerciales, al divorcio entre la organización y las áreas de IT. En la medida que IT siga ejecutando proyectos que no tienen valor alguno de negocio, la realidad de IT no cambiará, siempre seguiremos siendo la caja negra que se gasta la gran mayoría de los fondos disponibles en la organización para, arreglar los propios problemas que generó IT en sus soluciones y cumplir con los objetivos de crecimiento de la propia industria.

A continuación un resumen  de la entrada original;

La precisión cuenta a la hora de determinar el TCO

En noviembre escribí un post describiendo algunas maneras en que un CIO podría superar la percepción común de que IT es un agujero negro de gasto que absorbe gran cantidad de dólares  con poco valor tangible para demostrarlo. La clave es convencer a los CFO que IT puede ayudar a las empresas a reducir costos.

Dos ejemplos se dieron en un artículo CFO.com que he citado en mi post: El departamento de IT de Educational Testing Service sugirió un vídeo que ilustra un proceso de registro en línea para las escuelas de negocios, lo que redujo los costos del centro de llamadas relacionadas con los registros en un 20 por ciento. El departamento de IT de 1-800-Flowers.com está creando una base de datos centralizada del cliente para las 16 marcas que posee, después de vincular la base de datos para la retención de clientes y producir un número específico para ilustrar su valor. En el caso de 1-800-Flowers.com, un aumento del 1 por ciento en la retención de clientes se traduce en $ 10 millones en ingresos.

IT Jungle también ofrece un ejemplo, de DuPont, en un estudio interno de tres años de las solicitudes de descubrimiento de documentos mostraron que 75 millones de páginas de texto fueron revisados y 50 por ciento de los documentos revisados se mantuvieron más allá de su período de retención requerido. DuPont calcula que el costo de la revisión de los documentos más allá de sus períodos de retención fue de $ 12 millones. El Archiving de correo electrónico es una buena manera de ilustrar su utilidad en la reducción de los costos, señala IT Jungle.

El artículo ofrece varios consejos. Uno que me fascinó, porque mucha gente que entrevisto, hace  hincapié en la importancia de ser capaz de ilustrar el  retorno de la inversión para proyectos de IT, es olvidar el ROI y en su lugar, hablar con el CFO sobre el costo total de propiedad (TCO). El ROI es un juego para perder para los CIOs, dice el artículo, porque son pocos los proyectos de IT que proporcionan un retorno en la forma que lo hace el lanzamiento de un nuevo producto o campaña de marketing. Desde el artículo, escrito por Irwin Teodoro, director de ingeniería de sistemas de integración en el integrador de sistemas Laurus Technologies:

“Los proyectos de IT son sobreestimados. Usted obtiene más demostrando la administración fiscal, demostrando que está proporcionando el menor costo. Para hacer esto usted debe proporcionar opciones, comparaciones, casos prácticos y ejemplos”.

En una breve discusión de la virtualización, Teodoro insiste en que es importante ser lo más preciso posible en la estimación del TCO. Promocionado por su potencial ahorro de costos, los CFO se sentirán decepcionados si el ahorro real de la virtualización no iguala o supera las estimaciones. Asegúrese de utilizar las estadísticas en uso del mundo real para construir un caso de negocio preciso. Para la virtualización de servidores, por ejemplo, asegúrese de incluir pico de uso de IT como los períodos de tráfico bajo para su evaluación.

Esto refuerza lo que el analista de Yankee Group Sheryl Kingstone me dijo cuando hemos charlado recientemente hemos acerca del TCO. Una de las manías Kingstone es la gente que se basa demasiado en las estimaciones de TCO de proveedores en lugar de hacer sus propias evaluaciones y el factoring en todos los costos, incluidos los ocultos. Entre lo oculto y / o costos subestimados mencionó: el mantenimiento y apoyo, las necesidades de personal, y el costo de la identificación y gestión de procesos de negocio. Su reflexión final:

En caso de duda, siempre sobrestimar. Si gasta menos, será un héroe.

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2 comentarios el “La precisión cuenta a la hora de determinar el TCO

  1. Carlos,
    en mi opinión, el gran problema que existe con todo esto es el desconocimiento tan grande que hay sobre cómo calcular, medir, mantener y reportar el TCO.

    Por otra parte, un error de base que se suele cometer y que es muy importante: el TCO se debe analizar para un *servicio* ya que un *proyecto* no tiene TCO…

    Saludos, y felicitaciones por este blog… ¡que no decaiga la actividad!

    Antonio

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    • Gracias Antonio por tu claridad y tu palabras.

      Coincidimos en que no se puede hablar de TCO en un proyecto y que solo se aplica al servicio. Por eso fue mi asombro ante las recomendaciones de esa columna de Ann All que no hacen más que confudir y recomendar los caminos que no debemos seguir.

      Saludos

      Me gusta

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